Orang, Peran, dan Izin

Mengelola orang, peran, dan izin di Meta Business Manager sangat penting untuk kolaborasi yang aman, alur kerja yang efisien, dan perlindungan aset Anda. Bagian ini menjelaskan berbagai jenis pengguna, cara menambahkan dan memberikan akses, serta praktik terbaik untuk mempertahankan kendali. Dengan menggunakan izin terperinci, Anda dapat mendelegasikan tugas tanpa mempertaruhkan kepemilikan atau memaparkan data sensitif. Baik Anda bisnis kecil yang menambahkan anggota tim maupun agensi yang bermitra dengan klien, fitur-fitur ini membantu mengembangkan operasional sekaligus meminimalkan risiko keamanan. Perlu diketahui bahwa hanya pengguna dengan kendali penuh (admin) yang dapat mengelola pengaturan ini, dan perubahan langsung berlaku.

Pengguna, partner, dan pengguna sistem

Di Meta Business Manager, akses diberikan melalui berbagai jenis pengguna, yang masing-masing dirancang untuk kebutuhan kolaborasi tertentu. Perbedaan ini membantu memisahkan tim internal, partner eksternal, dan sistem otomatis sekaligus memastikan akses berbasis peran yang aman ke portofolio bisnis dan aset.

• Pengguna (Orang): Ini adalah anggota tim atau karyawan perorangan yang ditambahkan ke portofolio bisnis Anda menggunakan alamat email mereka. Biasanya mereka adalah staf internal, seperti pemasar, analis, atau kreator konten, yang memerlukan akses untuk mengelola atau melihat aset seperti Halaman, akun iklan, atau Pixels. Pengguna dapat memiliki kendali penuh atau akses sebagian, sehingga mereka dapat menjalankan tugas tanpa memiliki aset tersebut. Mereka harus menautkan akun Facebook pribadi untuk verifikasi, tetapi aktivitas pribadi dan bisnis mereka tetap terpisah.
• Partner: Partner adalah organisasi eksternal, seperti agensi, vendor, atau klien, yang bekerja sama dengan Anda melalui pemberian akses ke aset tertentu. Tidak seperti pengguna perorangan, partner ditambahkan menggunakan ID Business Manager mereka, sehingga memungkinkan berbagi antarbisnis. Cara ini memberikan akses sebagian ke aset tanpa mengalihkan kepemilikan, sehingga cocok untuk tugas alih daya seperti pengelolaan iklan. Partner kemudian dapat menugaskan anggota tim mereka sendiri untuk mengerjakan aset yang dibagikan.
• Pengguna Sistem: Ini adalah entitas nonmanusia, seperti server, aplikasi perangkat lunak, atau API, yang berinteraksi dengan aset Anda secara terprogram. Pengguna sistem digunakan untuk proses otomatis, seperti mengintegrasikan alat pihak ketiga atau menjalankan skrip melalui Meta Conversions API. Mereka tidak memerlukan akun Facebook pribadi dan diberikan token akses untuk menjalankan operasi yang aman dan terbatas. Pengguna sistem umum digunakan oleh developer atau tim TI yang menangani integrasi backend.

Dengan memahami jenis-jenis ini, Anda dapat menambahkan entitas yang tepat untuk setiap tugas—orang untuk pekerjaan langsung, partner untuk kolaborasi B2B, dan pengguna sistem untuk otomatisasi—sehingga mengurangi risiko seperti akses tanpa izin.

Menambahkan orang

Menambahkan orang ke Meta Business Manager adalah proses sederhana yang memungkinkan Anda menambahkan karyawan atau anggota tim dengan aman. Kepemilikan tetap berada pada portofolio bisnis, sementara akses tertentu diberikan kepada mereka. Hanya admin (pengguna dengan kendali penuh) yang dapat menambahkan orang, dan setiap orang yang ditambahkan harus mengonfirmasi melalui email.

Persyaratan:

• Anda memerlukan kendali penuh atas portofolio bisnis.
• Orang tersebut harus memiliki akun Facebook (mereka akan diminta untuk membuat akun jika belum memilikinya).
• Siapkan alamat email kantor mereka—hindari penggunaan email pribadi agar tetap profesional.

Panduan Langkah demi Langkah:

1. Masuk ke Meta Business Suite atau Business Manager di business.facebook.com.
2. Buka Pengaturan Bisnis (ikon roda gigi atau menu sebelah kiri).
3. Di tab Pengguna , klik Orang > Tambahkan.
4. Masukkan alamat email orang tersebut (Anda dapat menambahkan beberapa alamat sekaligus, pisahkan dengan koma).
5. Pilih perannya: Pilih "Akses Karyawan" untuk tugas terbatas atau "Akses Admin" untuk kendali penuh (selengkapnya tentang peran di 4.3).
6. Jika perlu, tampilkan opsi lanjutan untuk menetapkan peran keuangan seperti Analis Keuangan atau Editor.
7. Tetapkan aset sekarang: Pilih jenis aset (misalnya, Halaman, akun iklan), pilih aset tertentu, lalu atur izin (misalnya, mengelola iklan, melihat insight).
8. Klik Undang atau Kirim Undangan. Orang tersebut akan menerima email untuk menyetujui undangan dan masuk.

Setelah ditambahkan, mereka akan muncul di daftar Orang, tempat Anda dapat mengedit akses nanti. Untuk mitra, gunakan tab Mitra , lalu masukkan ID Bisnis mereka. Jika menambahkan pengguna sistem, buka Pengguna Sistem > Tambahkan Pengguna Sistem Baru dan buat token akses. Proses ini biasanya hanya memerlukan beberapa menit, tetapi konfirmasi mungkin memerlukan waktu lebih lama jika orang yang diundang baru bergabung dengan Meta.

Menetapkan Peran

admin, karyawan, peran khusus

Peran di Meta Business Manager menentukan tingkat akses pengguna ke portofolio bisnis dan asetnya. Menetapkan peran yang tepat memastikan pengguna dapat menjalankan tugas tanpa hak istimewa yang tidak diperlukan, sehingga meningkatkan keamanan. Peran ditetapkan saat penambahan atau dapat diedit nanti, dan dapat digabungkan dengan izin khusus aset.

Peran Utama:

• Admin (Kontrol Penuh): Tingkat tertinggi; dapat mengelola semuanya, termasuk menambahkan/menghapus orang, mengklaim aset, mengedit setelan, melihat semua data, dan menghapus portofolio. Ideal untuk pemilik atau manajer senior. Mencakup opsi akses keuangan (misalnya, mengelola pembayaran).
• Karyawan (Akses Terbatas - Dasar): Default untuk sebagian besar pengguna; memungkinkan pengguna bekerja hanya dengan aset yang ditetapkan, seperti membuat konten atau melihat laporan. Mereka tidak dapat mengubah setelan atau menambahkan orang lain. Cocok untuk anggota tim seperti editor konten.
• Peran Khusus/Lanjutan:
• Aplikasi dan Integrasi (Developer): Untuk menyiapkan API, memantau peristiwa, atau membuat token—cocok untuk staf IT atau developer.
• Analis Keuangan: Hanya dapat melihat informasi keuangan (faktur, pengeluaran).
• Editor Keuangan: Dapat mengedit metode pembayaran serta melihat informasi keuangan.
• Akses Sementara: Akses dasar selama 3-75 hari, akan kedaluwarsa otomatis—berguna untuk kontraktor.

Untuk Menetapkan atau Mengedit Peran:

1. Di Setelan Bisnis > Orang, pilih pengguna.
2. Klik Kelola di samping Akses Portofolio Bisnis.
3. Aktifkan atau nonaktifkan peran (misalnya, kontrol penuh) dan opsi lanjutan.
4. Simpan perubahan—pengguna akan diberi tahu jika aksesnya berubah.

Peran mengesampingkan izin lainnya, jadi mulailah dengan akses yang luas lalu sesuaikan melalui akses tingkat aset (lihat 4.4). Untuk mitra, peran ditetapkan di tingkat organisasi sehingga membatasi tindakan yang dapat dilakukan pengguna mereka.

Memberikan Izin tingkat aset

halaman, akun iklan, pixel, dll.

Izin tingkat aset memungkinkan kontrol yang lebih terperinci atas sumber daya tertentu, seperti Halaman Facebook, akun Instagram, akun iklan, Pixel, atau katalog. Izin ini terpisah dari peran portofolio dan memastikan pengguna hanya mengakses hal yang diperlukan untuk tugas mereka.

Persyaratan:

• Aset harus ditambahkan atau diklaim di portofolio.
• Anda memerlukan kontrol penuh untuk menetapkan izin.
• Batasi izin hanya pada yang diperlukan untuk mengurangi risiko.

Panduan Langkah demi Langkah:

1. Di Meta Business Suite > Setelan Bisnis > Orang.
2. Klik nama orang tersebut > Tetapkan Aset (kanan atas).
3. Pilih jenis aset (misalnya, Akun Iklan) dan aset tertentu.
4. Pilih izin. Contohnya:

• Halaman: Membuat konten, mengelola pesan, melihat insight.
• Akun Iklan: Mengelola iklan, menganalisis kinerja, mengedit penagihan.
• Pixel: Melihat peristiwa, menyiapkan pelacakan. Kontrol penuh memungkinkan semua tindakan, termasuk penghapusan; akses terbatas hanya mengizinkan tugas tertentu.

5. Klik Tetapkan Aset.

Alternatifnya, buka Akun > Pilih jenis aset > Pilih aset > Orang yang Ditetapkan > Tambahkan atau edit. Untuk aset yang dibagikan dengan mitra, izin dibatasi sesuai yang diberikan mitra. Gunakan tombol alih untuk mengaktifkan atau menonaktifkan tugas. Pendekatan terperinci ini mencegah akses berlebihan, misalnya, memungkinkan analis melihat data iklan tanpa mengedit kampanye.

Menghapus orang dan akses

Menghapus orang atau mencabut akses sangat penting untuk keamanan, terutama saat terjadi pergantian karyawan. Meta tidak otomatis menghapus pengguna yang tidak aktif, jadi admin harus menanganinya secara manual untuk mencegah akses tanpa izin.

Panduan Langkah demi Langkah:

1. Buka Setelan Bisnis > Pengguna > Orang.
2. Pilih orang tersebut > Klik Hapus (atau Kelola > Hapus untuk aset tertentu).
3. Konfirmasi penghapusan—pilih untuk mencabut akses dari semua aset atau aset tertentu.
4. Untuk tingkat portofolio: Di Orang > Pilih nama > Hapus dari portofolio bisnis.
5. Untuk aset: Dari halaman aset > Orang yang Ditetapkan > Pilih > Hapus Akses.

Tips Keamanan:

• Segera cabut akses saat seseorang keluar untuk menghindari kebocoran data.
• Periksa semua aset yang ditetapkan untuk memastikan akses dihapus sepenuhnya.
• Untuk mitra: Buka Mitra > Pilih > Hapus akses bersama.
• Untuk pengguna sistem: Nonaktifkan token di Pengguna Sistem.
• Tidak ada data yang hilang; kepemilikan tetap berada di portofolio.
• Beri tahu pengguna jika perlu, tetapi penghapusan berlaku seketika dan tidak dapat dibatalkan tanpa menambahkan mereka kembali.

Proses ini menjaga jejak audit dalam log aktivitas untuk keperluan kepatuhan.

Praktik terbaik untuk tata kelola akses

Tata kelola akses yang efektif di Meta Business Manager meminimalkan risiko, memastikan kepatuhan, dan menyederhanakan kolaborasi. Ikuti panduan berikut untuk menjaga penyiapan yang aman dan efisien.

• Prinsip Hak Istimewa Minimum: Tetapkan hanya peran dan izin yang diperlukan—misalnya, akses karyawan untuk sebagian besar pengguna dan kontrol penuh hanya untuk beberapa orang. Tinjau dan audit secara rutin melalui daftar Orang atau aset.
• Gunakan Akses Sementara: Untuk kolaborator jangka pendek, tetapkan tanggal kedaluwarsa agar akses dicabut otomatis.
• Pisahkan Peran Berdasarkan Fungsi: Admin untuk pengawasan; developer untuk integrasi; peran keuangan untuk penagihan—hindari akses serba guna.
• Aktifkan Fitur Keamanan: Wajibkan autentikasi dua faktor di Pusat Keamanan; gunakan verifikasi domain.
• Dokumentasikan dan Latih: Catat siapa yang memiliki akses ke apa; latih tim menggunakan Business Manager agar tidak terjadi kesalahan.
• Kelola Mitra dengan Hati-hati: Bagikan hanya aset yang diperlukan; pantau aktivitas mereka.
• Tinjauan Rutin: Periksa pengguna yang tidak aktif atau izin yang sudah usang setiap kuartal; segera hapus mantan karyawan.
• Admin Cadangan: Pastikan setidaknya ada dua admin dengan kontrol penuh untuk menghindari kehilangan akses.
• Pemeriksaan Kepatuhan: Pastikan kebijakan sesuai dengan undang-undang privasi data; gunakan log aktivitas untuk audit.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda mengurangi risiko pelanggaran, menyederhanakan pengelolaan, dan mendukung pertumbuhan tanpa mengorbankan kontrol. Jika muncul masalah, kunjungi Pusat Bantuan Meta untuk mendapatkan solusi.