Perubahan Konfigurasi dan Pemeliharaan Berkala

Seiring berkembangnya bisnis Anda, Meta Business Suite (yang mencakup fitur dari Meta Business Manager sebelumnya) memerlukan pembaruan rutin pada konfigurasi, izin, dan kontrol akses. Hal ini memastikan keamanan, kepatuhan, dan efisiensi operasional. Bagian ini membahas perubahan umum, praktik terbaik untuk mengelolanya, peninjauan rutin, serta strategi untuk menangani pergantian personel.

Perubahan Konfigurasi Umum

Menambahkan Aset, Memperbarui Izin, Mengubah Metode Pembayaran

Perubahan konfigurasi di Meta Business Suite merupakan tugas yang sering dilakukan, termasuk menambahkan aset baru (misalnya Halaman, akun iklan, atau Pixel), menyesuaikan peran pengguna, atau mengubah detail penagihan. Perubahan ini dapat dilakukan di bagian Pengaturan dan dicatat untuk keperluan audit.

Menambahkan Aset: Aset seperti Halaman Facebook, akun Instagram, atau akun iklan dapat ditambahkan ke portofolio bisnis Anda untuk pengelolaan terpusat.

1. Buka Pengaturan di Meta Business Suite.
2. Di bagian "Akun", pilih jenis aset (misalnya Halaman atau Akun iklan).
3. Klik "Tambahkan" atau "Buat", lalu ikuti petunjuk untuk menautkan atau membuat aset (misalnya menghubungkan Halaman yang sudah ada atau menyiapkan akun iklan baru).
4. Tetapkan aset kepada orang atau mitra melalui tombol "Tetapkan", lalu pilih izin yang diperlukan. Verifikasi kepemilikan jika diminta (misalnya untuk domain) menggunakan data DNS atau tag meta.

Memperbarui Izin: Izin menentukan tindakan yang dapat dilakukan pengguna atau mitra terhadap aset, seperti mengedit iklan atau melihat insight.

1. Buka Pengaturan > Pengguna > Orang (atau Mitra).
2. Pilih nama pengguna untuk melihat aset yang ditetapkan.
3. Klik "Kelola" atau "Edit" di samping aset, sesuaikan peran (misalnya dari Editor ke Admin), lalu simpan perubahan.

Khusus untuk akun iklan, gunakan pengaturan Ads Manager untuk mengubah izin langsung. Perubahan akan segera berlaku; beri tahu pengguna yang terdampak.

Mengubah Metode Pembayaran: Perbarui penagihan iklan untuk mengganti kartu, menambahkan metode baru, atau menetapkan metode default.

1. Buka Pengelola Iklan > Pengaturan > Penagihan & pembayaran (atau Pengaturan pembayaran).
2. Di bagian Metode pembayaran, klik "Opsi" di samping metode yang ingin diedit, atau tambahkan metode baru.
3. Masukkan detail (misalnya, info kartu) dan pilih "Jadikan default" jika perlu.

Untuk perangkat seluler, akses melalui aplikasi Meta Ads Manager di bagian Pengaturan. Uji dengan pengeluaran iklan kecil untuk memastikan semuanya berfungsi.

Selalu tinjau perubahan di log Riwayat Bisnis untuk melacak modifikasi.

Praktik Terbaik Manajemen Perubahan

Dokumentasi, Persetujuan, Pencadangan

Manajemen perubahan yang efektif meminimalkan risiko seperti kesalahan atau akses tanpa izin. Fokuslah pada proses terstruktur untuk mendokumentasikan, menyetujui, dan mencadangkan konfigurasi di Meta Business Suite.

• Dokumentasi: Simpan catatan semua perubahan, termasuk siapa yang membuatnya, kapan, dan alasannya. Gunakan fitur Riwayat Bisnis bawaan Meta untuk mengekspor log audit. Buat log perubahan internal (misalnya, melalui dokumen bersama) yang merinci penambahan aset atau pembaruan izin sebagai referensi.
• Persetujuan: Terapkan proses peninjauan yang mewajibkan persetujuan dari admin atau manajer untuk perubahan (misalnya, menambahkan mitra). Gunakan akses berbasis peran untuk membatasi siapa yang dapat memulai perubahan, dan aktifkan notifikasi untuk pengawasan.
• Pencadangan: Sebelum melakukan perubahan besar, ekspor data penting seperti daftar audiens atau laporan iklan. Meta tidak menyediakan pencadangan lengkap, jadi gunakan integrasi (misalnya, dengan CRM) untuk menyinkronkan data ke penyimpanan eksternal. Uji pemulihan secara berkala untuk memastikan data dapat dipulihkan.

Terapkan pendekatan bertahap: Rencanakan perubahan saat aktivitas sedang rendah, uji di sandbox jika memungkinkan, dan pantau kinerja setelah perubahan. Untuk tim yang lebih besar, tetapkan peran kolaborasi untuk menghindari kebingungan.

Peninjauan dan Pembersihan Akses Berkala

Audit akses rutin di Meta Business Suite membantu mencegah kerentanan keamanan dan kekacauan akibat izin yang sudah tidak berlaku. Lakukan peninjauan setiap tiga bulan atau setelah peristiwa besar.

Langkah-langkah Peninjauan dan Pembersihan:

1. Buka Pengaturan > Pengguna > Orang (atau Mitra) untuk melihat semua pengguna dan aset yang ditetapkan kepada mereka.
2. Periksa peran setiap pengguna: Pastikan apakah akses masih diperlukan (misalnya, hapus akses hanya lihat untuk anggota tim yang tidak aktif).
3. Di bagian Aset (misalnya, Halaman atau akun iklan), tinjau pengguna yang terhubung dan cabut izin yang tidak diperlukan melalui "Hapus" atau "Edit."
4. Gunakan log Riwayat Bisnis untuk mengidentifikasi pengguna yang tidak aktif (misalnya, tidak masuk selama 90 hari) dan hapus aksesnya.
5. Untuk pembersihan yang lebih luas, audit portofolio bisnis untuk menemukan aset duplikat atau Halaman yang belum diklaim, lalu hapus agar lebih rapi.

Meta mungkin secara otomatis menandai akun yang tidak aktif, jadi pembersihan proaktif membantu menjaga kepatuhan. Dokumentasikan peninjauan dan ganti kredensial admin secara berkala untuk meningkatkan keamanan.

Menangani Pergantian Staf/Agensi

Saat karyawan keluar atau agensi berganti, segera cabut akses untuk melindungi aset dan data di Meta Business Suite. Langkah ini mencegah tindakan tanpa izin dan membantu mempertahankan kendali.

Langkah-langkah Penghapusan Akses:

1. Di Pengaturan > Pengguna > Orang, pilih nama pengguna yang akan keluar.
2. Klik "Hapus" atau "Kelola" untuk mencabut akses ke semua aset (misalnya, Halaman dan akun iklan).
3. Konfirmasikan penghapusan; perubahan berlaku seketika dan dicatat.

Khusus untuk Halaman: Buka Akun > Halaman > Pilih Halaman > Temukan pengguna > Hapus akses.

Jika mengalihkan kepemilikan (misalnya, ke agensi baru), tambahkan mitra baru terlebih dahulu melalui Mitra > Tambah, lalu tetapkan aset sebelum menghapus mitra lama.

Untuk agensi, gunakan berbagi dengan mitra agar transisi berjalan lancar tanpa waktu henti. Simpan daftar pemegang akses dan perbarui saat proses keluar dilakukan. Jika akses hilang (misalnya, karena admin sebelumnya sudah tidak bekerja sama), hubungi dukungan Meta dengan bukti verifikasi.