Personas, roles y permisos

Administrar personas, roles y permisos en Meta Business Manager es fundamental para colaborar de forma segura, optimizar los flujos de trabajo y proteger tus activos. En esta sección se explican los distintos tipos de usuarios, cómo agregar personas y asignarles acceso, y las prácticas recomendadas para mantener el control. Al usar permisos granulares, puedes delegar tareas sin arriesgar la titularidad ni exponer datos confidenciales. Ya sea que tengas una pequeña empresa y quieras agregar miembros al equipo, o seas una agencia que colabora con clientes, estas funciones te ayudan a ampliar las operaciones y reducir los riesgos de seguridad. Ten en cuenta que solo los usuarios con control total (administradores) pueden administrar estos ajustes, y los cambios se aplican de inmediato.

Usuarios, socios y usuarios del sistema

En Meta Business Manager, el acceso se concede mediante distintos tipos de usuarios, cada uno diseñado para necesidades específicas de colaboración. Estas distinciones ayudan a separar los equipos internos, los socios externos y los sistemas automatizados, a la vez que garantizan un acceso seguro y basado en roles a las carteras comerciales y los activos.

• Usuarios (personas): Son miembros individuales del equipo o empleados que se agregan a tu cartera comercial mediante su dirección de correo electrónico. Por lo general, son colaboradores internos, como especialistas en marketing, analistas o creadores de contenido, que necesitan acceso para administrar o ver activos como páginas, cuentas publicitarias o píxeles. Los usuarios pueden tener control total o acceso parcial, lo que les permite realizar tareas sin ser propietarios de los activos. Deben tener una cuenta personal de Facebook vinculada para verificar su identidad, pero sus actividades personales y comerciales se mantienen separadas.
• Socios: Son organizaciones externas, como agencias, proveedores o clientes, con las que colaboras al compartir el acceso a activos específicos. A diferencia de los usuarios individuales, los socios se agregan mediante su ID de Business Manager, lo que permite compartir entre empresas. Esto permite otorgar acceso parcial a los activos sin transferir su titularidad, por lo que es ideal para tareas subcontratadas, como la administración de anuncios. Luego, los socios pueden asignar a sus propios miembros del equipo para que trabajen con los activos compartidos.
• Usuarios del sistema: Son entidades no humanas, como servidores, aplicaciones de software o API, que interactúan con tus activos mediante programación. Los usuarios del sistema se utilizan para procesos automatizados, como integrar herramientas de terceros o ejecutar scripts a través de Meta Conversions API. No necesitan una cuenta personal de Facebook y reciben tokens de acceso para realizar operaciones seguras y limitadas. Esto es común entre desarrolladores o equipos de TI que gestionan integraciones de backend.

Comprender estos tipos te permite agregar la entidad adecuada para cada tarea: personas para el trabajo directo, socios para la colaboración entre empresas y usuarios del sistema para la automatización. Así, se reducen riesgos como el acceso no autorizado.

Agregar personas

Agregar personas a tu Meta Business Manager es un proceso sencillo que te permite incorporar empleados o miembros del equipo de forma segura. De esta manera, la titularidad se mantiene en la cartera comercial y se concede acceso específico. Solo los administradores (usuarios con control total) pueden agregar personas, y cada persona agregada debe confirmar la invitación por correo electrónico.

Requisitos previos:

• Necesitas tener control total de la cartera comercial.
• La persona debe tener una cuenta de Facebook (se le pedirá que cree una si es necesario).
• Ten a mano su correo electrónico de trabajo; evita los correos personales para mantener la profesionalidad.

Guía paso a paso:

1. Inicia sesión en Meta Business Suite o Business Manager en business.facebook.com.
2. Ve a Configuración del negocio (ícono de engranaje o menú izquierdo).
3. En la pestaña Usuarios , haz clic en Personas > Agregar.
4. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona (puedes agregar varias a la vez, separadas por comas).
5. Selecciona su rol: elige "Acceso de empleado" para tareas limitadas o "Acceso de administrador" para tener control total (más información sobre los roles en 4.3).
6. De manera opcional, muestra las opciones avanzadas para asignar roles financieros, como Analista financiero o Editor financiero.
7. Asigna activos de inmediato: selecciona los tipos de activos (por ejemplo, páginas y cuentas publicitarias), elige los activos específicos y establece los permisos (por ejemplo, administrar anuncios y ver estadísticas).
8. Haz clic en Invitar o Enviar invitación. La persona recibirá un correo electrónico para aceptar e iniciar sesión.

Después de agregarla, aparecerá en la lista Personas, donde podrás editar su acceso más adelante. Para los socios, usa la pestaña Socios e ingresa su ID de negocio. Si vas a agregar usuarios del sistema, ve a Usuarios del sistema > Agregar nuevo usuario del sistema y genera un token de acceso. Este proceso suele tomar unos minutos, pero la confirmación puede tardar más si la persona invitada es nueva en Meta.

Asignar roles

administrador, empleado, roles personalizados

Los roles de Meta Business Manager definen el nivel de acceso que tiene un usuario al portafolio comercial y sus activos. Asignar el rol adecuado permite que los usuarios cumplan sus funciones sin privilegios innecesarios, lo que mejora la seguridad. Los roles se establecen al agregar a la persona o se pueden editar más adelante, y se pueden combinar con permisos específicos para cada activo.

Roles principales:

• Administrador (control total): nivel más alto; puede administrar todo, incluido agregar o eliminar personas, reclamar activos, editar la configuración, ver todos los datos y eliminar el portafolio. Ideal para propietarios o gerentes principales. Incluye opciones de acceso financiero (por ejemplo, administrar pagos).
• Empleado (acceso parcial - básico): opción predeterminada para la mayoría de los usuarios; permite trabajar únicamente en los activos asignados, como crear contenido o ver informes. No pueden cambiar la configuración ni agregar a otras personas. Adecuado para miembros del equipo, como editores de contenido.
• Roles personalizados/avanzados:
• Aplicaciones e integraciones (desarrollador): para configurar APIs, supervisar eventos o crear tokens; ideal para equipos de TI o desarrollo.
• Analista financiero: solo permite ver información financiera (facturas, gastos).
• Editor financiero: permite editar métodos de pago y ver las finanzas.
• Acceso temporal: acceso básico durante 3-75 días, que vence automáticamente; útil para contratistas.

Para asignar o editar roles:

1. En Configuración del negocio > Personas, selecciona al usuario.
2. Haz clic en Administrar junto a Acceso al portafolio comercial.
3. Activa o desactiva los roles (por ejemplo, el control total) y las opciones avanzadas.
4. Guarda los cambios; se notificará al usuario si cambia su acceso.

Los roles tienen prioridad sobre otros permisos, así que comienza con un nivel amplio y luego ajústalo con el acceso por activo (consulta la sección 4.4). Para los socios, los roles se asignan a nivel de organización, lo que limita las acciones que pueden realizar sus usuarios.

Otorgar permisos a nivel de activo

páginas, cuentas publicitarias, píxeles, etc.

Los permisos a nivel de activo permiten controlar con precisión recursos específicos, como páginas de Facebook, cuentas de Instagram, cuentas publicitarias, píxeles o catálogos. Esto es independiente de los roles del portafolio y garantiza que los usuarios solo accedan a lo que necesitan para sus tareas.

Requisitos previos:

• Los activos deben agregarse o reclamarse en el portafolio.
• Necesitas tener control total para asignar permisos.
• Limita los permisos a los necesarios para reducir los riesgos.

Guía paso a paso:

1. En Meta Business Suite > Configuración del negocio > Personas.
2. Haz clic en el nombre de la persona > Asignar activos (arriba a la derecha).
3. Selecciona el tipo de activo (por ejemplo, cuentas publicitarias) y el activo específico.
4. Elige los permisos. Por ejemplo:

• Páginas: crear contenido, administrar mensajes y ver estadísticas.
• Cuentas publicitarias: administrar anuncios, analizar el rendimiento y editar la facturación.
• Píxeles: ver eventos y configurar el seguimiento. El control total permite realizar todas las acciones, incluida la eliminación; el acceso parcial permite realizar tareas específicas.

5. Haz clic en Asignar activos.

Como alternativa, ve a Cuentas > Seleccionar tipo de activo > Elegir activo > Personas asignadas > Agregar o editar. En el caso de los activos compartidos con socios, los permisos se limitan a los que otorgue el socio. Usa los interruptores para activar o desactivar tareas. Este enfoque detallado evita otorgar acceso excesivo; por ejemplo, permite que un analista vea los datos de anuncios sin editar las campañas.

Eliminar personas y su acceso

Eliminar personas o revocar su acceso es fundamental para la seguridad, especialmente cuando un empleado deja la empresa. Meta no elimina automáticamente a los usuarios inactivos, por lo que los administradores deben hacerlo manualmente para evitar el acceso no autorizado.

Guía paso a paso:

1. Ve a Configuración del negocio > Usuarios > Personas.
2. Selecciona a la persona > Haz clic en Eliminar (o en Administrar > Eliminar para activos específicos).
3. Confirma la eliminación; elige si quieres revocar el acceso a todos los activos o solo a algunos.
4. Para el nivel del portafolio: en Personas > Selecciona el nombre > Eliminar del portafolio comercial.
5. Para los activos: en la página del activo > Personas asignadas > Selecciona a la persona > Revocar acceso.

Consejos de seguridad:

• Revoca el acceso de inmediato cuando alguien deje la empresa para evitar filtraciones de datos.
• Revisa todos los activos asignados para asegurarte de que la eliminación sea completa.
• Para los socios: ve a Socios > Selecciona al socio > Eliminar acceso compartido.
• Para los usuarios del sistema: desactiva los tokens en Usuarios del sistema.
• No se pierden datos; el portafolio conserva la propiedad.
• Notifica al usuario si es necesario, pero la eliminación es inmediata e irreversible a menos que lo vuelvas a agregar.

Este proceso mantiene registros de auditoría en los registros de actividad para fines de cumplimiento.

Prácticas recomendadas para la gestión de accesos

Una gestión eficaz de los accesos en Meta Business Manager minimiza los riesgos, garantiza el cumplimiento y facilita la colaboración. Sigue estas pautas para mantener una configuración segura y eficiente.

• Principio de privilegio mínimo: asigna únicamente los roles y permisos necesarios; por ejemplo, acceso de empleado para la mayoría y control total para unos pocos. Revisa y audita periódicamente los accesos en Personas o en las listas de activos.
• Usa el acceso temporal: Para colaboradores a corto plazo, configura una fecha de vencimiento para revocar el acceso automáticamente.
• Separa los roles por función: Asigna administradores para la supervisión, desarrolladores para las integraciones y roles de finanzas para la facturación; evita dar acceso a todo en uno.
• Activa las funciones de seguridad: Exige la autenticación de dos factores en el Centro de seguridad y verifica el dominio.
• Documenta y capacita: Mantén un registro de quién tiene cada tipo de acceso y capacita a los equipos para usar Business Manager sin cometer errores.
• Gestiona cuidadosamente a los socios: Comparte solo los recursos necesarios y supervisa su actividad.
• Revisiones periódicas: Cada trimestre, comprueba si hay usuarios inactivos o permisos desactualizados; elimina cuanto antes el acceso de los exempleados.
• Administradores de respaldo: Asegúrate de tener al menos dos administradores con control total para evitar perder el acceso.
• Verificación de cumplimiento: Cumple con las leyes de privacidad de datos y usa los registros de actividad para las auditorías.

Al seguir estas recomendaciones, reduces el riesgo de brechas de seguridad, simplificas la gestión y favoreces el crecimiento sin perder el control. Si surgen problemas, consulta el Centro de ayuda de Meta para solucionarlos.