Cambios de configuración y mantenimiento continuo

A medida que tu empresa evoluciona, Meta Business Suite (que incorpora funciones de la antigua Meta Business Manager) requiere actualizaciones periódicas de la configuración, los permisos y los controles de acceso. Esto garantiza la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa. En esta sección se describen los cambios más comunes, las prácticas recomendadas para gestionarlos, las revisiones periódicas y las estrategias para manejar los cambios de personal.

Cambios de configuración frecuentes

Agregar activos, actualizar permisos y cambiar métodos de pago

Los cambios de configuración en Meta Business Suite son tareas frecuentes que consisten en agregar activos nuevos (por ejemplo, páginas, cuentas publicitarias o píxeles), ajustar los roles de los usuarios o modificar los datos de facturación. Puedes realizarlos en la sección Configuración; los cambios quedan registrados para su auditoría.

Agregar activos: Puedes agregar activos como páginas de Facebook, cuentas de Instagram o cuentas publicitarias a tu portafolio comercial para gestionarlos de forma centralizada.

1. Ve a Configuración en Meta Business Suite.
2. En "Cuentas", selecciona el tipo de activo (por ejemplo, Páginas o Cuentas publicitarias).
3. Haz clic en "Agregar" o "Crear" y sigue las instrucciones para vincular o crear el activo (por ejemplo, conecta una página existente o configura una cuenta publicitaria nueva).
4. Asigna el activo a personas o socios mediante el botón "Asignar" y selecciona los permisos necesarios. Si es necesario, verifica la propiedad (por ejemplo, de los dominios) mediante registros DNS o metaetiquetas.

Actualizar permisos: Los permisos controlan lo que los usuarios o socios pueden hacer con los activos, como editar anuncios o consultar estadísticas.

1. Ve a Configuración > Usuarios > Personas (o Socios).
2. Selecciona el nombre del usuario para ver los activos que tiene asignados.
3. Haz clic en "Administrar" o "Editar" junto a un activo, ajusta los roles (por ejemplo, de Editor a Administrador) y guarda los cambios.

Para las cuentas publicitarias, usa la configuración del Administrador de anuncios para modificar los permisos directos. Los cambios se aplican de inmediato; avisa a los usuarios afectados.

Cambiar métodos de pago: Actualiza la facturación de los anuncios para cambiar de tarjeta, agregar métodos nuevos o establecer uno predeterminado.

1. Ve a Administrador de anuncios > Configuración > Facturación y pagos (o Configuración de pagos).
2. En la sección Métodos de pago, haz clic en "Opciones" junto al método para editarlo o agregar uno nuevo.
3. Ingresa los datos (por ejemplo, la información de la tarjeta) y selecciona "Establecer como predeterminado" si es necesario.

En dispositivos móviles, accede a esta opción desde Configuración en la app Meta Ads Manager. Haz una prueba con un gasto publicitario pequeño para confirmar que todo funciona.

Revisa siempre los cambios en el registro del Historial empresarial para hacer un seguimiento de las modificaciones.

Prácticas recomendadas para gestionar cambios

Documentación, aprobaciones y copias de seguridad

Una gestión eficaz de los cambios minimiza riesgos como errores o accesos no autorizados. Enfócate en procesos estructurados para documentar, aprobar y respaldar las configuraciones en Meta Business Suite.

• Documentación: Mantén un registro de todos los cambios, con quién los hizo, cuándo y por qué. Usa la herramienta integrada Historial empresarial de Meta para exportar registros de auditoría. Crea un registro interno de cambios (por ejemplo, en documentos compartidos) que detalle las adiciones de activos o las actualizaciones de permisos para consultarlo más adelante.
• Aprobaciones: Implementa un proceso de revisión para que los cambios (por ejemplo, agregar socios) requieran la aprobación de administradores o gerentes. Usa el acceso basado en roles para limitar quién puede iniciar cambios y activa las notificaciones para facilitar la supervisión.
• Copias de seguridad: Antes de hacer cambios importantes, exporta datos clave, como listas de públicos o informes de anuncios. Meta no ofrece copias de seguridad completas, así que usa integraciones (por ejemplo, con CRM) para sincronizar los datos externamente. Prueba las restauraciones periódicamente para asegurarte de que sea posible recuperar los datos.

Adopta un enfoque gradual: planifica los cambios para períodos de poca actividad, haz pruebas en un entorno aislado si es posible y supervisa el rendimiento después de los cambios. En los equipos grandes, asigna roles de colaboración para evitar confusiones.

Revisión periódica de accesos y depuración

Las auditorías periódicas de los accesos en Meta Business Suite previenen vulnerabilidades de seguridad y evitan el desorden causado por permisos obsoletos. Procura hacer revisiones trimestrales o después de eventos importantes.

Pasos para revisar y depurar:

1. Ve a Configuración > Usuarios > Personas (o Socios) para ver la lista de todos los usuarios y los activos que tienen asignados.
2. Revisa los roles de cada usuario: verifica si todavía necesita acceso (por ejemplo, elimina el acceso de solo lectura para los miembros inactivos del equipo).
3. En Activos (por ejemplo, Páginas o Cuentas publicitarias), revisa los usuarios conectados y revoca los permisos innecesarios mediante "Eliminar" o "Editar".
4. Usa el registro del Historial empresarial para identificar a los usuarios inactivos (por ejemplo, sin inicios de sesión en 90 días) y eliminar sus accesos.
5. Para una depuración más amplia, revisa los portafolios comerciales para encontrar activos duplicados o páginas sin reclamar y elimínalos para simplificar la gestión.

Meta puede marcar automáticamente las cuentas inactivas, por lo que una depuración proactiva ayuda a mantener el cumplimiento. Documenta las revisiones y cambia periódicamente las credenciales de administrador para aumentar la seguridad.

Gestión de la rotación de personal y los cambios de agencia

Cuando un empleado se va o cambia la agencia, revoca de inmediato el acceso para proteger los activos y los datos en Meta Business Suite. Esto evita acciones no autorizadas y permite mantener el control.

Pasos para eliminar el acceso:

1. En Configuración > Usuarios > Personas, selecciona el nombre del usuario que se va.
2. Haz clic en "Eliminar" o "Administrar" para revocar el acceso a todos los activos (por ejemplo, páginas y cuentas publicitarias).
3. Confirma la eliminación; los cambios se aplican de inmediato y quedan registrados.

En el caso de las páginas: ve a Cuentas > Páginas > Selecciona la página > Busca al usuario > Elimina el acceso.

Si vas a transferir la propiedad (por ejemplo, a una nueva agencia), primero agrega al nuevo socio en Partners > Add y luego asígnale los activos antes de eliminar al anterior.

Si eres una agencia, usa el uso compartido con socios para hacer una transición sin interrupciones. Mantén una lista de las personas con acceso y actualízala durante el proceso de baja. Si se pierde el acceso (por ejemplo, por parte de un administrador anterior), contacta al soporte de Meta y presenta una verificación.