Simplifique o processo de acompanhamento de vendas com automação

Introdução

O sucesso em vendas depende de perseverança, muita paciência e determinação. É muito raro fechar um negócio na primeira ligação. Menos de 5% dos negócios são fechados na primeira ligação, enquanto mais de 80% são fechados depois da 5ª reunião, de acordo com um estudo. O estudo também revelou outros fatos interessantes. Cerca de 5% das organizações estão ativamente envolvidas no processo de compra, enquanto aproximadamente 40% delas estão prestes a iniciar esse processo muito em breve.

Por que os acompanhamentos são tão importantes

• Ajudam a manter o engajamento contínuo com possíveis compradores
• Permitem entender a fundo suas necessidades e exigências ao longo do tempo
• Ajudam a desenvolver um relacionamento melhor com o contato
• Acompanhamentos constantes ajudam a abordar os compradores no momento certo, quando estão no mercado
• Oferecem a oportunidade de conversar sobre os produtos com equipes multidisciplinares

Os acompanhamentos são indispensáveis em vendas! Isso não é uma descoberta recente, mas quase todos os líderes de vendas conhecem bem esse fato. Na maioria das organizações, o problema costuma estar na execução e no acompanhamento. Embora pareçam simples, realizar acompanhamentos de forma consistente ao longo de 365 dias em todas as equipes de vendas não é tão fácil.

Por que a maioria das equipes tem dificuldade para manter uma cadência consistente de acompanhamento? Até mesmo os vendedores mais experientes têm dificuldade para seguir uma rotina rigorosa de acompanhamento. Há vários motivos para os acompanhamentos não serem uma das tarefas mais interessantes. Diversos fatores prejudicam a adesão a um processo de acompanhamento eficaz:

• A grande maioria das ligações e dos e-mails de acompanhamento é ignorada pelos compradores
• Uma proporção igualmente grande das tentativas de acompanhamento recebe uma resposta negativa
• Respostas demoradas após várias tentativas de acompanhamento
• Processo inconveniente sem um sistema adequado

• As equipes de vendas estão ocupadas com novos leads
• Falta de motivação entre os vendedores
• Motivos psicológicos
• Trabalho manual necessário

Configurando um processo automatizado de acompanhamento no CRM de vendas

1. Automatize o acompanhamento de e-mails frios: Você costuma enviar e-mails frios para prospects prioritários, mas obtém pouco sucesso. Fazer o acompanhamento de um número tão grande de MQLs pode consumir muito tempo e esforço. Configurar um e-mail de acompanhamento automatizado com base na resposta dos destinatários (abriu ou não abriu) reduzirá bastante o trabalho manual.
2. Envie automaticamente um e-mail após a reunião: Imagine que você acabou de ter uma boa reunião com um possível comprador. Um lead acaba de ser atualizado como lead qualificado. Você pode configurar o envio automático de um e-mail aos seus clientes com uma mensagem de “Agradecimento” e uma breve nota dizendo que enviará um e-mail detalhado ainda naquele dia.
3. Configure o recurso de discagem automática para ligar para leads que precisam de acompanhamento: Imagine ter uma solução de telefonia integrada ao seu CRM de vendas. Com recursos avançados, você pode configurar a discagem automática para uma lista de leads que precisam de acompanhamento. Por exemplo, toda quarta-feira entre 4 pm-5 pm, um único acionamento no CRM faz com que a solução de telefonia ligue automaticamente para todos os leads da lista, um após o outro. As chamadas atendidas são encaminhadas ao vendedor.
4. Automatize os lembretes de ligações de acompanhamento: Você fez uma ligação para um possível comprador, mas ela não foi atendida. Então, atualiza os detalhes no CRM, e o sistema agenda automaticamente um lembrete para uma ligação de acompanhamento.
5. Lembretes de acompanhamento por e-mail: Configure um lembrete de acompanhamento no seu CRM de vendas para exibir os leads que precisam de acompanhamento sem uma resposta automatizada. Esse recurso é útil nos casos em que você não quer enviar respostas automatizadas ou e-mails acionados por gatilhos.
6. Fluxo de trabalho de lembrete de retorno de chamada: Para todos os leads atualizados no CRM com uma disposição de retorno de chamada, o sistema solicita obrigatoriamente um horário para a ligação. Essa automação reduz ao mínimo as chances de esquecer de criar lembretes de retorno de chamada separadamente no sistema.

Como garantir o sucesso do processo de acompanhamento em toda a organização de vendas:

Para qualquer equipe que queira manter uma cadência consistente de acompanhamento no processo de vendas, a primeira e mais importante medida é incorporar esse processo à cultura da organização. Também é essencial incentivar essa prática de cima para baixo e realizar sessões de treinamento para conscientizar a equipe e destacar sua importância para os objetivos do negócio. Apresentar estudos de caso e pesquisas do setor, além de promover discussões em grupo, é muito importante para reforçar a importância dos acompanhamentos. Essas ações são um bom ponto de partida para dar início à iniciativa.

Para manter o ritmo da iniciativa, é importante lançar um programa de engajamento e incentivos em toda a área de vendas. Os vendedores devem receber incentivos por seguirem a estrutura de acompanhamento, e os membros da equipe que estiverem ficando para trás devem ser constantemente conscientizados sobre sua importância. Com o tempo, ao observarem os resultados, os vendedores da linha de frente reconhecerão e valorizarão o esforço de todos para alcançar um objetivo comum de negócio.

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