Optimiza el proceso de seguimiento de ventas con la automatización

Introducción

El éxito en las ventas depende de la perseverancia, la paciencia y la determinación. Es muy poco común que los acuerdos de venta se cierren en la primera llamada. Menos del 5% de los acuerdos de venta se cierran en la primera llamada, mientras que más del 80% se cierran después de la 5.ª reunión, según un estudio. El estudio también reveló otros datos interesantes. Hay ~5% de organizaciones que participan activamente en el proceso de compra, mientras que alrededor del 40% está por iniciarlo muy pronto.

Por qué los seguimientos son tan importantes

• Ayudan a mantener una interacción continua con los posibles compradores
• Permiten comprender a fondo sus necesidades y requisitos con el tiempo
• Ayudan a desarrollar una mejor relación con el contacto
• Los seguimientos constantes ayudan a contactar a los compradores cuando están buscando una solución
• Ofrecen la oportunidad de conversar sobre los productos con equipos de distintas áreas

¡Los seguimientos son indispensables en las ventas! No es un descubrimiento reciente, pero casi todos los líderes de ventas conocen muy bien este hecho. En la mayoría de las organizaciones, el problema suele estar en la ejecución y el seguimiento. Aunque los seguimientos parezcan sencillos, no es fácil realizarlos de forma constante durante 365 días en todos los equipos de ventas.

¿Por qué a la mayoría de los equipos les cuesta mantener una frecuencia constante de seguimiento? Incluso los vendedores con más experiencia pueden flaquear ante un régimen riguroso de seguimiento. Hay varias razones por las que esta actividad no resulta especialmente atractiva. Diversos factores dificultan que se realicen los seguimientos de manera sistemática:

• Los compradores ignoran la gran mayoría de las llamadas y los correos electrónicos de seguimiento
• Una proporción igualmente grande de los intentos de seguimiento recibe una respuesta negativa
• Las respuestas a las acciones de seguimiento repetidas se retrasan
• Es un proceso incómodo si no se cuenta con un sistema adecuado

• Los equipos de ventas están ocupados atendiendo nuevos prospectos
• Falta de motivación entre los vendedores
• Factores psicológicos
• Requiere trabajo manual

Cómo configurar un proceso automatizado de seguimiento en un CRM de ventas

1. Automatiza el seguimiento de los correos electrónicos en frío: Con frecuencia envías correos electrónicos en frío a prospectos prioritarios y obtienes pocos resultados. Dar seguimiento a una parte tan grande de los MQL puede consumir tiempo y esfuerzo. Configurar un correo electrónico de seguimiento automatizado, según la respuesta de los destinatarios (si lo abrieron o no), reducirá considerablemente el trabajo manual.
2. Activa un correo electrónico automatizado después de una reunión: Supongamos que acabas de tener una buena reunión con un posible comprador. Se acaba de actualizar el prospecto como calificado. Puedes configurar un correo electrónico automático para tus clientes con un mensaje de “Gracias” y una nota breve para indicarles que enviarás un correo electrónico detallado más tarde ese mismo día.
3. Configura una función de marcación automática para llamar a los prospectos que requieren seguimiento: Imagina que tienes una solución de telefonía integrada con tu CRM de ventas. Con las funciones avanzadas, puedes configurar la marcación automática para un grupo de prospectos que requieren seguimiento. Por ejemplo, todos los miércoles entre las 4 pm y las 5 pm, una sola activación desde el CRM hace que la solución de telefonía llame automáticamente a todos esos prospectos, uno tras otro. Las llamadas que se conectan se transfieren al vendedor.
4. Automatiza los recordatorios de llamadas de seguimiento: Hiciste una llamada saliente a un posible comprador, pero no respondió. Ahora actualizas los detalles en el CRM y el sistema programa automáticamente un recordatorio para realizar una llamada de seguimiento.
5. Recordatorios de seguimiento por correo electrónico: Configura un recordatorio de seguimiento en tu CRM de ventas para que aparezcan los prospectos a los que hay que dar seguimiento sin enviar una respuesta automatizada. Esta función es útil cuando no quieres enviar respuestas automatizadas ni correos electrónicos activados por acciones.
6. Flujo de trabajo para recordatorios de devolución de llamadas: Todos los prospectos que se actualizan en el CRM con una disposición de devolución de llamada deben incluir obligatoriamente una hora para la devolución de llamada. Esta automatización reducirá al mínimo las probabilidades de olvidar crear recordatorios de devolución de llamada por separado en el sistema.

Cómo lograr que el proceso de seguimiento tenga éxito en toda la organización de ventas:

Para cualquier equipo que busque mantener una frecuencia constante de seguimiento en su proceso de ventas, lo primero y más importante es incorporar este proceso a la cultura de la organización. También es fundamental impulsar esta práctica desde los niveles directivos, organizar sesiones de capacitación para generar conciencia y destacar su importancia desde la perspectiva de los objetivos del negocio. Es muy importante transmitir la relevancia de los seguimientos mediante estudios de caso, investigaciones del sector y sesiones de debate grupal. Estas acciones son un buen punto de partida para poner en marcha la iniciativa.

Para mantener el impulso, se debe implementar un programa de participación e incentivos en toda el área de ventas. Se debe incentivar a los vendedores para que sigan la estructura de seguimiento y recordar constantemente a los miembros rezagados del equipo lo importante que es. Con el tiempo, cuando los vendedores que están en contacto directo con los clientes observen los resultados, reconocerán y valorarán el esfuerzo constante que todos hicieron para alcanzar un objetivo común del negocio.

Chakra Sales es una solución moderna de ejecución de ventas para convertir tu proceso de ventas en un producto desde el lead hasta el pedido, eliminando las tareas manuales y las entradas de datos múltiples. Integrando todas las herramientas relacionadas, Chakra Sales crea una interfaz unificada para las actividades de ventas, con captura automatizada de datos y registro de actividades.

Si buscas una solución de ventas personalizada para tu organización de rápido crecimiento, considera solicitar una demo gratuita de Chakra Sales.