تبسيط عملية متابعة المبيعات باستخدام الأتمتة

مقدمة

يعتمد النجاح في المبيعات على المثابرة والتحلي بدرجة عالية من الصبر والعزيمة. ونادرًا ما تُغلق صفقات البيع خلال المكالمة الأولى. إذ تُغلق أقل من 5% من صفقات البيع في المكالمة الأولى نفسها، بينما يُغلق أكثر من 80% منها بعد الاجتماع الخامس، وفقًا لـ دراسة. وقد كشفت الدراسة عن حقائق أخرى مثيرة للاهتمام. فهناك نحو 5% من المؤسسات التي تشارك فعليًا في عملية الشراء، بينما يستعد نحو 40% منها لبدء العملية قريبًا جدًا.

أسباب تجعل المتابعة مهمة للغاية

• تساعد على مواصلة التواصل مع المشترين المحتملين
• تتيح فهمًا أعمق لاحتياجاتهم ومتطلباتهم بمرور الوقت
• تساعد على بناء علاقة أفضل مع جهة الاتصال
• تساعد المتابعة المستمرة على التواصل مع المشترين في الوقت الذي يكونون فيه بصدد الشراء
• تتيح فرصة لمناقشة عروض المنتجات مع الفرق متعددة الوظائف

تُعدّ المتابعات أمرًا لا غنى عنه في المبيعات! ليس هذا اكتشافًا حديثًا، لكن معظم قادة المبيعات يدركون هذه الحقيقة جيدًا. فالمشكلة لدى معظم المؤسسات تكمن عادةً في التنفيذ والتتبّع. ورغم أن المتابعات تبدو بسيطة، فإن تنفيذها باستمرار على مدار 365 يومًا في مختلف فرق المبيعات ليس بالأمر السهل.

لماذا تواجه معظم الفرق صعوبة في الالتزام بوتيرة متابعة منتظمة وفعّالة؟ حتى أكثر مندوبي المبيعات تمرسًا يواجهون صعوبة في الالتزام بنظام متابعة صارم. وهناك أسباب عديدة تجعل المتابعة من المهام الأقل جاذبية. كما تؤثر عدة عوامل في الالتزام بالمتابعة على نحو أفضل:

• يتجاهل المشترون نسبة كبيرة من مكالمات ورسائل البريد الإلكتروني للمتابعة
• كما تلقى نسبة كبيرة مماثلة من جهود المتابعة ردودًا سلبية
• تأخر الردود على إجراءات المتابعة المتكررة
• عملية غير ملائمة في غياب نظام مناسب

• انشغال فرق المبيعات بالعملاء المحتملين الجدد
• افتقار مندوبي المبيعات إلى الحافز
• أسباب نفسية
• الحاجة إلى بذل جهد يدوي

إعداد عملية متابعة آلية في CRM المبيعات

1. أتمتة متابعة رسائل البريد الإلكتروني الباردة: ترسل بانتظام رسائل بريد إلكتروني باردة إلى العملاء المحتملين ذوي الأولوية، لكن نجاحك محدود. وقد تستغرق متابعة هذه الشريحة الكبيرة من العملاء المحتملين المؤهلين للتسويق (MQL) وقتًا وجهدًا كبيرين. وسيسهم إعداد رسائل متابعة آلية، بناءً على استجابة المستلمين (فتحوا الرسالة أو لم يفتحوها)، في تقليل الكثير من العمل اليدوي.
2. إرسال رسالة بريد إلكتروني آلية بعد الاجتماع: لنفترض أنك عقدت للتو اجتماعًا مثمرًا مع مشترٍ محتمل. وتم للتو تحديث العميل المحتمل باعتباره مؤهلًا. يمكنك إعداد رسالة آلية لعملائك تتضمن عبارة «شكرًا لك» وملاحظة موجزة تفيد بأنك سترسل رسالة مفصلة في وقت لاحق من اليوم.
3. إعداد ميزة الاتصال التلقائي للاتصال بالعملاء المحتملين المستحقين للمتابعة: تخيّل أن لديك حلًا هاتفيًا متكاملًا مع حل CRM المبيعات. وبفضل الميزات المتقدمة، يمكنك إعداد خاصية الاتصال التلقائي بمجموعة العملاء المحتملين المستحقين للمتابعة. على سبيل المثال، كل يوم أربعاء بين 4 pm-5 pm، وبأمر واحد من CRM، يبدأ الحل الهاتفي بالاتصال تلقائيًا بجميع العملاء المحتملين المستحقين للمتابعة واحدًا تلو الآخر. وتُحوّل المكالمات التي يتم الرد عليها إلى مندوب المبيعات.
4. أتمتة تذكيرات مكالمات المتابعة: أجريت مكالمة صادرة إلى مشترٍ محتمل، لكنه لم يرد. والآن، تحدّث التفاصيل في CRM، فيُعدّ النظام تذكيرًا آليًا بجدولة مكالمة متابعة.
5. تنبيهات المتابعة عبر البريد الإلكتروني: أعدّ تنبيهًا للمتابعة في نظام CRM المبيعات ليعرض العملاء المحتملين الذين ينبغي متابعتهم، من دون إرسال رد آلي. وتفيد هذه الميزة في الحالات التي لا ترغب فيها بإرسال ردود آلية أو تشغيل رسائل البريد الإلكتروني.
6. سير عمل تذكير معاودة الاتصال: تُحدّث جميع سجلات العملاء المحتملين في CRM بتصنيف «معاودة الاتصال»، ويطلب النظام في كل مرة تحديد موعد إلزامي لمعاودة الاتصال. وتضمن هذه الأتمتة تقليل احتمال إغفال إنشاء تذكيرات منفصلة لمعاودة الاتصال في النظام.

إنجاح عملية المتابعة على مستوى مؤسسة المبيعات:

بالنسبة إلى أي فريق يسعى إلى اعتماد وتيرة متابعة منتظمة في عملية المبيعات، فإن الخطوة الأولى والأهم هي جعل هذه العملية جزءًا من ثقافة المؤسسة. ومن الضروري أيضًا تعزيز هذه الممارسة من الإدارة إلى الموظفين، وعقد جلسات تدريبية للتوعية بها والتأكيد على ضرورتها من منظور أهداف العمل. كما أن ترسيخ أهمية المتابعة من خلال دراسات الحالة والأبحاث القطاعية وجلسات النقاش الجماعي أمر بالغ الأهمية. وتشكل هذه الخطوات بداية جيدة لإطلاق المبادرة.

ولضمان استدامة هذه المبادرة، ينبغي إطلاق برنامج للمشاركة والحوافز على مستوى قطاع المبيعات. ويجب تحفيز مندوبي المبيعات على الالتزام بنظام المتابعة، مع مواصلة توعية أعضاء الفريق المتأخرين بأهميته. ومع مرور الوقت، وعندما يلاحظ مندوبو المبيعات الذين يتعاملون مباشرة مع العملاء النتائج، سيدركون حقًا قيمة الجهد الكبير الذي بذله الجميع لتحقيق هدف مشترك للعمل.

Chakra Sales هو حل حديث لتنفيذ المبيعات يساعد على تحويل عملية المبيعات إلى منتج بدءًا من العميل المحتمل وحتى الطلب، مع التخلص من الأنشطة اليدوية وإدخال البيانات المتكرر. ومنخلال دمج جميع الأدوات المرتبطة، ينشئ Chakra Sales واجهة موحدة لأنشطة المبيعات، مع تسجيل البيانات والأنشطة تلقائيًا.

إذا كنت تبحث عن حل مبيعات مخصص لمؤسستك سريعة النمو، فننصحك بطلب عرض توضيحي مجاني من Chakra Sales.