Como as equipes modernas automatizam o processo de coleta de documentos

Uma das mudanças mais significativas para as empresas nas últimas décadas foi a transformação do processo de coleta de documentos. Antes, esse processo era feito principalmente em papel e envolvia o armazenamento de arquivos e a entrega de documentos presencialmente. Com a digitalização e o armazenamento na nuvem, houve uma mudança considerável para um fluxo de documentos totalmente digital e um repositório virtual.

Embora os rápidos avanços tecnológicos na digitalização de documentos tenham ocorrido em segundo plano, nem todas as empresas acompanharam o ritmo e adotaram as ferramentas mais recentes para automatizar a coleta de documentos. A seguir, listo alguns dos métodos mais usados pelas empresas para coletar documentos de seus clientes, além dos prós e contras de cada um.

1. E-mail: Coletar documentos por e-mail é uma prática antiga, em que os clientes enviam documentos digitalizados às empresas por e-mail. Prós: Não exige uma ferramenta específica, processo simples para os clientes Contras: Processo manual com várias etapas, riscos à privacidade e à segurança dos dados, tamanho de arquivo limitado
2. WhatsApp: Nos últimos tempos, muitas empresas têm se comunicado com os clientes por meio de contas do WhatsApp Business. Com esse método, ficou mais simples enviar documentos. Prós: Não exige uma ferramenta separada, alcance do WhatsApp Contras: Processo manual com várias etapas, riscos à privacidade e à segurança dos dados, tamanho de arquivo limitado
3. Armazenamento de arquivos na nuvem: Ferramentas comuns de armazenamento de arquivos, como Dropbox, OneDrive e Google Drive, oferecem recursos para que as empresas coletem arquivos dos clientes e os armazenem em suas unidades. Prós: Mais segurança para os dados, facilidade de uso, armazenamento na nuvem Contras: Sem fluxos de trabalho automatizados, sem listas de verificação, alterações difíceis de fazer
4. Formulários online: É possível usar ferramentas de formulários como TypeForm, Jotform etc. para criar uma lista personalizada dos documentos que devem ser coletados. Prós: Listas de verificação, organização, interfaces personalizadas Contras: Sem fluxos de trabalho automatizados, alterações difíceis de fazer

Embora as soluções acima atendam, em diferentes graus, às necessidades de fluxo e armazenamento da coleta de documentos, ainda deixam muito a desejar na organização de todo o ciclo de vida da coleta de documentos.

• Links para coleta de documentos compartilhados manualmente
• Falta de fluxos de trabalho
• O acesso a uma pasta de armazenamento compartilhada representa um risco à privacidade dos dados
• Não há tratamento para alterações nos documentos

Crie uma solução automatizada para o ciclo de vida da coleta de documentos

• Formulários para coleta de documentos: Crie formulários personalizados para coletar documentos com uma lista de verificação predefinida
• URLs exclusivas: Opção de criar uma URL exclusiva para cada formulário, com ou sem login, vinculada ao lead do cliente no banco de dados
• Atalhos pré-configurados: Atalhos de um clique para enviar aos clientes, pela interface, links para formulários de coleta de documentos
• Sincronização em tempo real com o banco de dados: Quando o cliente fizer upload e enviar os documentos, eles devem ser sincronizados com o registro correspondente no banco de dados do sistema

• Privacidade e segurança dos dados: Limite o acesso aos documentos apenas às partes interessadas relevantes. Por exemplo, somente o agente de vendas responsável pelo lead de um cliente pode acessar e visualizar os documentos compartilhados
• Fluxos de trabalho: O sistema deve permitir criar fluxos de trabalho automatizados para cenários com várias partes, como verificação de documentos, aprovações e outros.
• Acompanhamento da gestão de documentos: Os membros da equipe interna e os clientes devem poder acompanhar o status dos documentos enviados e verificar o status de cada um deles. Se forem necessárias alterações, deve ser fácil para o cliente enviar uma nova cópia do documento
• Comunicações e notificações: O sistema deve permitir o envio de comunicações por todos os canais, como e-mail, WhatsApp, SMS etc. Também deve ser possível enviar notificações instantâneas para manter os clientes atualizados.

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