Cómo los equipos modernos automatizan el proceso de recopilación de documentos

Uno de los cambios más importantes para las empresas en las últimas décadas ha sido la transformación del proceso de recopilación de documentos. Antes, este proceso se basaba principalmente en la recopilación de documentos en papel, que implicaba guardar archivos y entregar documentos en persona. Con la digitalización y el almacenamiento en la nube, el proceso ha cambiado notablemente: ahora es completamente digital y cuenta con un repositorio virtual.

Aunque la tecnología para digitalizar documentos ha avanzado rápidamente, no todas las empresas han logrado adoptar las herramientas más recientes para automatizar su recopilación de documentos. A continuación, presento algunos de los métodos que las empresas suelen usar para recopilar documentos de sus clientes, junto con las ventajas y desventajas de cada uno.

1. Correo electrónico: La recopilación de documentos por correo electrónico es un método muy antiguo: los clientes envían documentos escaneados a las empresas por este medio. Ventajas: No se requiere una herramienta específica, proceso sencillo para los clientes Desventajas: Proceso manual de varios pasos, riesgos para la privacidad y la seguridad de los datos, tamaño de archivo limitado
2. WhatsApp: Últimamente, muchas empresas se comunican con sus clientes a través de cuentas de WhatsApp Business. Con este método, enviar documentos es más sencillo. Ventajas: No se necesita una herramienta aparte, alcance de WhatsApp Desventajas: Proceso manual de varios pasos, riesgos para la privacidad y la seguridad de los datos, tamaño de archivo limitado
3. Almacenamiento de archivos en la nube: Las herramientas habituales para almacenar archivos, como Dropbox, OneDrive y Google Drive, ofrecen funciones que permiten a las empresas recopilar archivos de sus clientes y guardarlos en sus unidades. Ventajas: Mayor seguridad de los datos, facilidad de uso, almacenamiento en la nube Desventajas: Sin flujos de trabajo automatizados, sin listas de verificación, los cambios son difíciles de implementar
4. Formularios en línea: Se pueden usar productos de formularios como TypeForm, Jotform, etc. para crear una lista personalizada de los documentos que se deben recopilar. Ventajas: Listas de verificación, organización, interfaces personalizadas Desventajas: Sin flujos de trabajo automatizados, los cambios son difíciles de implementar

Aunque las soluciones anteriores abordan en distinto grado el flujo de recopilación y almacenamiento de documentos, aún queda mucho por hacer para organizar todo el ciclo de vida de la recopilación de documentos.

• Los enlaces para recopilar documentos se comparten manualmente
• Faltan flujos de trabajo
• El acceso a carpetas de almacenamiento compartidas supone un riesgo para la privacidad de los datos
• No se gestionan las modificaciones de los documentos

Crea una solución automatizada para todo el ciclo de vida de la recopilación de documentos

• Formularios de recopilación de documentos: Crea formularios personalizados para recopilar documentos con una lista de verificación predefinida
• URL únicas: Opción de crear una URL única para cada formulario, con o sin inicio de sesión, vinculada al lead del cliente en la base de datos
• Teclas de acceso rápido preconfiguradas: Teclas de acceso rápido de un solo clic para enviar a los clientes enlaces a los formularios de recopilación de documentos desde la interfaz
• Sincronización en tiempo real con la base de datos: Cuando el cliente cargue y envíe los documentos, estos deben sincronizarse con el registro correspondiente del cliente en la base de datos del sistema

• Privacidad y seguridad de los datos: Limita el acceso a los documentos únicamente a las partes interesadas pertinentes. Por ejemplo, solo el agente de ventas que gestiona el lead de un cliente puede acceder a los documentos compartidos y verlos
• Flujos de trabajo: El sistema debe permitir crear flujos de trabajo automatizados para situaciones con varias partes, como la verificación de documentos, las aprobaciones y otros procesos.
• Seguimiento de la gestión de documentos: Tanto los miembros del equipo interno como los clientes deben poder hacer seguimiento del estado de los documentos cargados y consultar el estado de cada uno. Si se requiere alguna modificación, el cliente debe poder cargar fácilmente una nueva copia del documento.
• Comunicaciones y notificaciones: El sistema debe poder enviar comunicaciones por todos los canales: correo electrónico, WhatsApp, SMS, etc. También debe poder activar notificaciones instantáneas para mantener informados a los clientes.

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