Cara Tim Modern Mengotomatiskan Proses Pengumpulan Dokumen

Salah satu perubahan paling signifikan bagi bisnis selama beberapa dekade terakhir adalah transformasi proses pengumpulan dokumen. Sebelumnya, proses ini sebagian besar mengandalkan kertas, termasuk penyimpanan berkas dan penyerahan dokumen secara langsung. Dengan digitalisasi dan penyimpanan cloud, proses ini telah mengalami perubahan besar menjadi alur dokumen yang sepenuhnya tanpa kertas dan repositori virtual.

Meskipun kemajuan pesat teknologi digitalisasi dokumen telah berlangsung di balik layar, tidak semua bisnis mengikuti perkembangan dan mengadopsi alat terbaru untuk mengotomatiskan pengumpulan dokumen mereka. Berikut beberapa metode umum yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan dokumen dari pelanggan, beserta kelebihan dan kekurangan masing-masing.

1. Email: Mengumpulkan dokumen melalui email adalah cara lama yang mengharuskan pelanggan mengirimkan dokumen hasil pemindaian kepada bisnis melalui email. Kelebihan: Tidak memerlukan alat khusus, proses mudah bagi pelanggan Kekurangan: Proses manual dengan banyak langkah, risiko privasi & keamanan data, ukuran berkas terbatas
2. WhatsApp: Belakangan ini, banyak bisnis berinteraksi dengan pelanggan melalui akun WhatsApp Business. Mengirim dokumen menjadi lebih mudah dengan metode ini. Kelebihan: Tidak memerlukan alat terpisah, jangkauan WhatsApp Kekurangan: Proses manual dengan banyak langkah, risiko privasi & keamanan data, ukuran berkas terbatas
3. Penyimpanan Berkas Cloud: Alat penyimpanan berkas umum seperti Dropbox, OneDrive, dan Google Drive menyediakan fitur yang memungkinkan bisnis mengumpulkan berkas dari pelanggan dan menyimpannya di drive mereka. Kelebihan: Keamanan data lebih baik, mudah digunakan, penyimpanan cloud Kekurangan: Tidak ada alur kerja otomatis, tidak ada daftar periksa, perubahan sulit dilakukan
4. Formulir Online: Anda dapat menggunakan produk formulir seperti TypeForm, Jotform, dan sebagainya untuk membuat daftar periksa khusus dokumen yang perlu dikumpulkan. Kelebihan: Daftar periksa, terorganisasi, antarmuka khusus Kekurangan: Tidak ada alur kerja otomatis, perubahan sulit dilakukan

Meskipun solusi-solusi di atas membantu menangani alur dan penyimpanan dokumen dengan tingkat keberhasilan yang berbeda-beda, masih banyak hal yang perlu diperbaiki dalam mengelola seluruh siklus pengumpulan dokumen.

• Tautan pengumpulan dokumen dibagikan secara manual
• Alur kerja tidak tersedia
• Akses ke folder penyimpanan bersama menimbulkan risiko terhadap privasi data
• Perubahan pada dokumen tidak ditangani

Bangun solusi otomatis untuk siklus pengumpulan dokumen

• Formulir Pengumpulan Dokumen: Buat formulir pengumpulan dokumen khusus dengan daftar periksa yang telah ditentukan
• URL Unik: Opsi untuk menggunakan URL unik dengan atau tanpa login pada setiap formulir, yang ditautkan ke prospek pelanggan di basis data
• Tombol Pintas yang Telah Dikonfigurasi: Tombol pintas sekali klik untuk mengirimkan tautan formulir pengumpulan dokumen kepada pelanggan dari antarmuka
• Sinkronisasi Real-Time dengan Basis Data: Saat pelanggan mengunggah dan mengirim dokumen, dokumen tersebut harus disinkronkan dengan basis data sistem khusus untuk pelanggan tersebut

• Privasi & Keamanan Data: Batasi akses dokumen hanya bagi pemangku kepentingan yang terkait. Misalnya, hanya agen penjualan yang menangani prospek pelanggan yang dapat mengakses dan melihat dokumen yang dibagikan
• Alur kerja: Sistem harus mampu membangun alur kerja otomatis untuk skenario yang melibatkan banyak pihak, seperti verifikasi dokumen, persetujuan, dan sebagainya.
• Pelacakan Pengelolaan Dokumen: Anggota tim internal dan pelanggan harus dapat melacak status dokumen yang diunggah dan memeriksa status setiap dokumen. Jika diperlukan perubahan, pelanggan harus dapat mengunggah salinan dokumen baru dengan mudah
• Komunikasi & Notifikasi: Sistem harus mampu mengirim komunikasi melalui semua saluran, seperti email, WhatsApp, SMS, dan sebagainya. Sistem juga harus dapat memicu notifikasi instan agar pelanggan selalu mendapatkan informasi terbaru.

Chakra Sales adalah solusi eksekusi penjualan modern untuk menstandarkan proses penjualan Anda dari Prospek hingga Pesanan, dengan menghilangkan aktivitas manual dan entri data berulang. Dengan mengintegrasikan semua alat terkait, Chakra Sales menciptakan antarmuka terpadu untuk aktivitas penjualan, lengkap dengan pencatatan data dan aktivitas otomatis.

Jika Anda mencari solusi penjualan khusus untuk organisasi Anda yang berkembang pesat, pertimbangkan untuk mengikuti demo gratis Chakra Sales.