كيف تؤتمت الفرق الحديثة عملية جمع المستندات

كان من أبرز التغييرات التي شهدتها الشركات خلال العقدين الماضيين التحول الذي طرأ على عملية جمع المستندات. فقد كانت العملية سابقًا تعتمد في الغالب على المستندات الورقية، مع ما يتطلبه ذلك من تخزين الملفات وتسليم المستندات شخصيًا. ومع التحول الرقمي والتخزين السحابي، شهدت هذه العملية تغييرًا ملحوظًا، وانتقلت إلى تدفق مستندات رقمي بالكامل ومستودع افتراضي.

في حين شهدت تقنيات رقمنة المستندات تطورًا سريعًا في الخلفية، لم تواكب جميع الشركات هذا التقدم باعتماد أحدث الأدوات لأتمتة جمع المستندات. فيما يلي بعض الطرق الشائعة التي تستخدمها الشركات لجمع المستندات من عملائها، مع إيجابيات كل طريقة وسلبياتها.

1. البريد الإلكتروني: يُعد جمع المستندات عبر البريد الإلكتروني أسلوبًا قديمًا جدًا، إذ يرسل العملاء المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى الشركات عبر البريد الإلكتروني. الإيجابيات: لا حاجة إلى أداة مخصصة، وعملية سهلة للعملاء السلبيات: عملية يدوية متعددة الخطوات، ومخاطر على خصوصية البيانات وأمانها، وحجم ملفات محدود
2. WhatsApp: في الآونة الأخيرة، باتت شركات كثيرة تتواصل مع العملاء عبر حسابات WhatsApp Business. وأصبح إرسال المستندات أسهل باستخدام هذه الطريقة. الإيجابيات: لا حاجة إلى أداة منفصلة، والوصول عبر WhatsApp السلبيات: عملية يدوية متعددة الخطوات، ومخاطر على خصوصية البيانات وأمانها، وحجم ملفات محدود
3. ملفات التخزين السحابي: تتيح أدوات تخزين الملفات الشائعة، مثل Dropbox وOneDrive وGoogle Drive، للشركات جمع الملفات من العملاء وتخزينها في مساحاتها. الإيجابيات: أمان أفضل للبيانات، وسهولة الاستخدام، والتخزين السحابي السلبيات: لا يوجد مسار عمل مؤتمت، ولا قائمة تحقق، ويصعب إجراء التغييرات
4. النماذج الإلكترونية: يمكن استخدام منتجات النماذج مثل TypeForm وJotform وغيرها لإنشاء قائمة تحقق مخصصة بالمستندات المطلوب جمعها. الإيجابيات: قوائم التحقق، والتنظيم، والواجهات المخصصة السلبيات: لا يوجد مسار عمل مؤتمت، ويصعب إجراء التغييرات

تعالج الحلول المذكورة أعلاه عملية تدفق المستندات وتخزينها بدرجات متفاوتة، لكنها لا تزال تفتقر إلى كثير من المتطلبات اللازمة لتنظيم دورة جمع المستندات كاملةً.

• تُشارك روابط جمع المستندات يدويًا
• غياب مسارات العمل
• يمثل الوصول إلى مجلد تخزين مشترك مصدر قلق بشأن خصوصية البيانات
• لا تُعالج التعديلات على المستندات

أنشئوا حلًا مؤتمتًا لدورة جمع المستندات

• نماذج جمع المستندات: أنشئوا نماذج مخصصة لجمع المستندات تتضمن قائمة تحقق محددة مسبقًا
• عناوين URL فريدة: خيار استخدام عنوان URL فريد لكل نموذج، مع تسجيل الدخول أو بدونه، وربطه ببيانات العميل المحتمل في قاعدة البيانات
• اختصارات مُعدّة مسبقًا: اختصارات بنقرة واحدة لإرسال روابط نماذج جمع المستندات إلى العملاء من الواجهة
• مزامنة فورية مع قاعدة البيانات: بمجرد أن يحمّل العميل المستندات ويرسلها، ينبغي مزامنتها مع سجل العميل المحدد في قاعدة بيانات النظام

• خصوصية البيانات وأمانها: يقتصر الوصول إلى المستندات على أصحاب المصلحة المعنيين فقط. على سبيل المثال، لا يمكن الاطلاع على المستندات المُشاركة والوصول إليها إلا لوكيل المبيعات المسؤول عن العميل المحتمل.
• مسارات العمل: ينبغي أن يتيح النظام إنشاء مسارات عمل مؤتمتة للسيناريوهات متعددة الأطراف، مثل التحقق من المستندات والموافقات وغير ذلك.
• تتبع إدارة المستندات: ينبغي أن يتمكن أعضاء الفريق الداخلي والعملاء من تتبع حالة المستندات التي تم تحميلها والتحقق من حالة كل مستند. وعند الحاجة إلى أي تعديلات، ينبغي أن يتمكن العميل بسهولة من تحميل نسخة جديدة من المستند.
• الاتصالات والإشعارات: ينبغي أن يتمكن النظام من إرسال الرسائل عبر جميع القنوات، مثل البريد الإلكتروني وWhatsApp والرسائل النصية القصيرة وغيرها. كما ينبغي أن يتيح إرسال إشعارات فورية لإبقاء العملاء على اطلاع.

Chakra Sales هو حل حديث لتنفيذ المبيعات يتيح تحويل عملية المبيعات إلى عملية قابلة للتكرار والتوسّع من العميل المحتمل إلى الطلب، مع الاستغناء عن الأنشطة اليدوية وإدخال البيانات عدة مرات. ومن خلال دمج جميع الأدوات المرتبطة، ينشئ Chakra Sales واجهة موحدة لأنشطة المبيعات، مع تسجيل آلي للبيانات والأنشطة.

إذا كنت تبحث عن حل مبيعات مخصص لمؤسستك سريعة النمو، فننصحك بطلب عرض توضيحي مجاني من Chakra Sales.