إعداد تهيئة العملاء المحتملين

نظرة عامة:

استخدم إعدادات تهيئة العملاء المحتملين لإعداد عملية مسار المبيعات وتعديلها وتخصيصها بما يلبي احتياجات أعمالك. تتضمن وحدات الإعداد التالية نظرة عامة أساسية على تهيئة كل وحدة وكيفية إدارتها

الوصول إلى تهيئة العملاء المحتملين

• انتقل إلى Admin في شريط التنقل على الجانب الأيسر
• ابحث عن Lead في قسم Admin
• انقر على Lead في القسم الفرعي Procedure

1. التفاصيل

يُعد قسم التفاصيل نقطة البداية لتهيئة عملية إدارة العملاء المحتملين. فهو يحدد كيفية تعريف سجلات العملاء المحتملين وتنظيمها والوصول إليها في مؤسستك.

تشمل الإعدادات الرئيسية ما يلي:

• المعرّف الأساسي للعميل المحتمل – المعرّف الفريد المستخدم للتمييز بين سجل عميل محتمل وآخر.
• حقل رقم الهاتف / البريد الإلكتروني الأساسي – يحدد حقول الاتصال التي تُستخدم كوسيلة التواصل الرئيسية.
• حقل المعرّف الرئيسي – يتحكم في الحقل الذي يظهر كتسمية للعميل المحتمل في عروض القوائم والتقارير.
• تعيين صلاحيات الوصول حسب الدور – حدّد الأدوار في مؤسستك التي يمكنها الوصول إلى عملية إدارة العملاء المحتملين لإدارة العملاء المحتملين ضمن Chakra Sales CRM.

2. السمات

تحدد السمات حقول البيانات المخصصة المرتبطة بسجل العميل المحتمل. وهي خصائص تسجّل معلومات ذات صلة بالعميل المحتمل تتجاوز حقول النظام الافتراضية.

• أنشئ الحقول المخصصة وأدرها، مثل حقول النص والقوائم المنسدلة والتواريخ ومربعات الاختيار والمدخلات الرقمية.
• حدّد السمات على أنها مطلوبة أو اختيارية أو مخفية وفقًا لاحتياجات جمع البيانات لديك.
• تحكّم في السمات التي تظهر في نماذج العملاء المحتملين وعروض القوائم وصفحات التفاصيل.
• استخدم السمات لتقسيم العملاء المحتملين وتصفيتهم وإعداد التقارير عنها في مسار المبيعات.

السمة القياسية مقابل السمة المشتقة:

السمات القياسية هي حقول بيانات يتم إدخالها مباشرةً أو التقاطها من مصدر، كما وردت تمامًا، من دون أي حساب أو تحويل. وهي تمثل حقائق أولية عن العميل المحتمل.

أمثلة: الاسم الأول، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، اسم الشركة، مصدر العميل المحتمل، تاريخ الإنشاء

السمات المشتقة هي حقول يتم حسابها أو استنتاجها تلقائيًا استنادًا إلى نقاط بيانات أخرى. وهي لا توجد بشكل مستقل، بل تُنشأ من السمات القياسية أو من منطق النظام.

أمثلة: نقاط العميل المحتمل (تُحسب من التفاعل والبيانات التعريفية للشركة)، والوقت في المرحلة (يُحسب من الطوابع الزمنية)، وعمر العميل المحتمل (تاريخ اليوم مطروحًا منه تاريخ الإنشاء)، وحالة MQL (مشتقة من حدّ النقاط)

إنشاء سمة للعميل المحتمل

• انقر على ➕ Add Lead
• اختر نوع السمة من قياسية أو مشتقة
• لإنشاء سمة قياسية، أضف التفاصيل التالية في نموذج إنشاء السمة
• • السمة Name
  • [اختياري] Required زر تبديل (نعم/لا). No افتراضيًا
  • Short Id: معرّف فريد في سجلات العملاء المحتملين.
  • Attribute Type: سلسلة نصية، نص، تاريخ، عدد صحيح، عدد عشري، مستند، إلخ. لمعرفة جميع أنواع سمات العملاء المحتملين، يُرجى الاطلاع على دليل أنواع سمات العملاء المحتملين
  • [اختياري] Indexed زر تبديل (نعم/لا). لا افتراضيًا (يُستخدم الفهرس أساسًا لتحسين أداء البحث وسرعة استرجاع البيانات بشكل ملحوظ.)

إدارة قائمة سمات العملاء المحتملين

• يمكنك الوصول إلى سمات العملاء المحتملين في قائمة ضمن إعدادات سمات العملاء المحتملين
• ابحث عن السمة بالاسم أو short_id في شريط البحث
• تصفية السمات حسب جميع السمات أو السمات القياسية أو السمات المشتقة باستخدام عامل التصفية

إدارة إعدادات السمة

• انقر على اسم السمة في عمود الاسم
• يمكنك الوصول إلى تفاصيل السمة في صفحة الإعدادات
• • اسم السمة (قابل للتعديل)
  • short_id السمة (قابل للتعديل)
  • المعرّف (معرّف فريد للنظام)
  • Indexed مفتاح التبديل (نعم/لا)
  • نوع السمة (قابل للتعديل لبعض الأنواع)
  • إعدادات حقول السمات الأخرى حسب نوع السمة
• يمكن تغيير بعض أنواع السمات بعد إنشائها (text, name, url, textarea, string)

3. المراحل

تتيح لك المراحل تجميع حالات العملاء المحتملين المتعددة ضمن مجموعات أوسع، مما يسهل إدارة مسارات المبيعات وإعداد التقارير عنها عندما تتضمن عددًا كبيرًا من الحالات التفصيلية.

• أنشئ مراحل بأسماء محددة (مثل: الاستكشاف، والرعاية، والإغلاق) وعيّن حالات العملاء المحتملين المناسبة لكل منها.
• استخدم المراحل للحصول على نظرة عامة على حالة مسار المبيعات دون فقدان تفاصيل الحالات الفردية.
• تكون المراحل مفيدة على وجه الخصوص للفرق الكبيرة أو دورات المبيعات المعقدة التي تضم أكثر من 10 حالات منفصلة.
• تتيح التقارير على مستوى المراحل لمديري المبيعات تتبّع معدلات التحويل على مستوى مسار التحويل.

إدارة مراحل العملاء المحتملين

إنشاء مرحلة جديدة

• انقر على الزر ➕ New Stage
• أضف اسم المرحلة وShortId والوصف
• انقر على Submit

تعديل مرحلة عميل محتمل

• انقر على ✎ لتعديل اسم مرحلة العميل المحتمل أو وصفها
• استخدم خيار الحذف 🗑️ لحذف مرحلة
• أضف حالة (من قائمة الحالات غير المرتبطة) إلى مرحلة باستخدام زر ➕ Add

• اسحب حالة عميل محتمل وأفلتها من مرحلة إلى أخرى

4. الحالات

حالات العملاء المحتملين هي أدق مراحل سير عمل المبيعات. وتمثل كل حالة خطوة محددة قد يصل إليها العميل المحتمل خلال دورة المبيعات.

• حدّد حالات مثل جديد، وتم التواصل معه، ومؤهل، وأُرسل العرض، والتفاوض، وفاز، أو خسر.
• عيّن ألوانًا للحالات لتسهيل التعرّف عليها بصريًا في عرضي القائمة وكانبان.
• حدّد الحالات النهائية (مثل: فاز، خسر، غير صالح) للإشارة إلى نهاية دورة حياة العميل المحتمل.
• تُستخدم الحالات في مخطط الحالات وسير العمل لتحديد الانتقالات المسموح بها ومشغّلات الأتمتة.

إدارة حالات العملاء المحتملين

إنشاء حالة جديدة

• انقر على الزر Add State
• ستظهر لوحة نموذج إعداد الحالة الجديدة على الجانب الأيمن
• أضف اسم الحالة ومعرّفها المختصر ووصفها

تعديل حالات العملاء المحتملين

• يمكنك الوصول إلى حالات العملاء المحتملين من قائمة الحالات
• أضف لونًا مخصصًا باستخدام زر الألوان المخصصة.
• أعد اللون إلى الإعداد الافتراضي (الأخضر) باستخدام زر Reset
• استخدم زر الإجراء ✎ للتعديل أو 🗑 لحذف الحالة نهائيًا

5. سير العمل

يحدّد قسم سير العمل القواعد والمنطق الذي ينظّم انتقال العملاء المحتملين عبر مسار المبيعات. وهو يجمع الحالات والمهام والأتمتة في عملية متكاملة.

• اضبط انتقالات الحالات المسموح بها، وحدّد الحالات التي يمكن أن ينتقل إليها العميل المحتمل من أي حالة حالية.
• اربط مهام إلزامية أو اختيارية بانتقالات حالات محددة لضمان الالتزام بالعملية.
• أعدّ شروط الدخول إلى الحالات والخروج منها، بما في ذلك التحقق من الحقول أو متطلبات الموافقة.
• تشكل مسارات العمل أساسًا لتنفيذ مبيعات متسق وقابل للتكرار على مستوى الفريق.

6. مخطط الحالات

يوفر مخطط الحالات تمثيلًا مرئيًا لسير عمل مبيعات العملاء المحتملين بالكامل. ويوضح العلاقات بين الحالات والانتقالات المسموح بها بينها، وكيفية ارتباط المهام بكل خطوة.

• اعرض جميع حالات العملاء المحتملين ومسارات الانتقال المسموح بها بينها في لمحة واحدة.
• حدّد مواطن الاختناق أو الانتقالات المفقودة في عملية المبيعات.
• افهم كيفية ارتباط المهام بتغييرات الحالات والإجراءات التي يتم تشغيلها عند الانتقال.
• استخدم المخطط أداةً للتشخيص والتواصل عند تهيئة أعضاء جدد في الفريق.

7. المهام

المهام هي إجراءات أو أعمال ينبغي إنجازها ضمن عملية التعامل مع العملاء المحتملين. ويمكن ربطها بحالات العملاء المحتملين أو بمسارات العمل لضمان متابعة منظّمة.

• أنشئ أنواعًا للمهام (مثل: مكالمة متابعة، إرسال عرض، جدولة عرض توضيحي) لتوحيد تتبّع الأنشطة.
• عدّل المهام الحالية واحذفها، وأدِر الإعدادات الكاملة لقائمة المهام.
• اربط المهام بحالات محددة للعملاء المحتملين أو بانتقالات سير العمل لتشغيلها تلقائيًا.
• تتبّع حالة إكمال المهمة وتواريخ استحقاقها والجهة المسؤولة عنها من سجل العميل المحتمل.

إعداد المهام

إنشاء مهمة جديدة

• انقر على زر ➕ Add Task
• أضف التفاصيل في نموذج إنشاء المهمة
• • عنوان Title
  • Short Id
  • سمات Attributes
  • States التي ستظهر فيها هذه المهمة
  • الترتيب

إدارة المهام

• تتبّع المهام في قائمة المهام
• لتعديل إعدادات أي مهمة، انقر على عنوان صف المهمة المعنية
• إعداد المهام في تفاصيل إعداد المهمة
• • التفاصيل
  • السمات
  • النماذج
  • قواعد دورة الحياة

8. النماذج

تتيح لك النماذج جمع معلومات العملاء المحتملين من خلال واجهات منظمة وقابلة للمشاركة لإدخال البيانات. ويمكن تضمينها في مواقع الويب، أو مشاركتها علنًا، أو استخدامها داخليًا لجمع البيانات بصورة متسقة.

• تُضاف افتراضيًا نماذج الإنشاء والتحديث إلى إعداد العميل المحتمل
• • نموذج إنشاء عميل محتمل - يُستخدم هذا النموذج لإنشاء عملاء محتملين جدد
  • نموذج تحديث عميل محتمل - يُستخدم هذا النموذج لتحديث العملاء المحتملين الحاليين
• عاين النماذج قبل نشرها للتحقق من التخطيط وإعدادات الحقول.
• ضمّن النماذج في مواقع ويب خارجية باستخدام مقتطف برمجي مُنشأ.
• أتِح الوصول العام إلى النماذج عبر رابط قابل للمشاركة لجمع العملاء المحتملين الواردين.
• عيّن نموذجًا كنموذج افتراضي لإنشاء عملاء محتملين جدد داخل CRM.

9. أدوات التوزيع

تتحكم أدوات التوزيع في كيفية إسناد العملاء المحتملين الواردين تلقائيًا إلى مندوبي المبيعات أو توزيعهم عليهم. ويضمن ذلك توزيعًا عادلًا وتوجيهًا ذكيًا استنادًا إلى القواعد المحددة.

خطوات الإعداد الأساسية

1) إنشاء أداة توزيع

عند إنشاء أداة توزيع، يجب تحديد دور مستخدم واحد أو أكثر. وستحاول الأداة إسناد العملاء المحتملين إلى المستخدمين المتاحين ممن يشغلون هذه الأدوار.

ستعرض أداة التوزيع أيضًا قائمة المستخدمين المتاحين في علامة تبويب المستخدمين، ممن ينتمون إلى الأدوار التي تم إعدادها.

2) إعداد عوامل تصفية المعالجة - حدّد العملاء المحتملين الذين سيُوزَّعون تلقائيًا

يمكنك إعداد أدوات توزيع متعددة لأنواع مختلفة من العملاء المحتملين، باستخدام استراتيجيات توزيع مختلفة.

لذا، عليك أولًا تحديد عوامل التصفية/الشروط للعثور على العملاء المحتملين المطلوب توزيعهم ضمن علامة التبويب "الشروط" كما هو موضح أدناه

إذا تُركت فارغة، فستختار أداة التوزيع جميع العملاء المحتملين الذين تكون حالتهم مفتوح وغير مُسنَد - يُرجى ملاحظة أنه لا يمكنك تجاوز عوامل التصفية هذه أيضًا. لا يمكن توزيع العملاء المحتملين المغلقين أو الملغَين أو المُسنَدين إلى مستخدم.

3) الاستراتيجية

بعد ذلك، يمكنك أيضًا إعداد استراتيجية التوزيع من علامة التبويب "الاستراتيجية" . ويمكنك إعداد استراتيجية توزيع أساسية وأي عدد من استراتيجيات التوزيع الاحتياطية.

إذا لم تنطبق الشروط المحددة للاستراتيجية الأساسية على عميل محتمل معين، فستحاول أداة التوزيع استخدام الاستراتيجية الاحتياطية التالية. وإذا لم تنطبق شروط الاستراتيجية الاحتياطية، فستنتقل إلى الاستراتيجية التالية حتى تعثر على استراتيجية مناسبة.

المهارات جزء مهم من آلية عمل التوزيع. إذا تم إعداد ربط مهارات محددة بالعملاء المحتملين، فستحاول أداة التوزيع مطابقة المهارات المطلوبة للعميل المحتمل مع المهارات المتاحة لدى المستخدم. وتُطبَّق معايير المطابقة هذه افتراضيًا على جميع أنواع الاستراتيجيات. ويمكنك أيضًا اختيار عدم ربط مهارات بالعملاء المحتملين.

هناك 3 طرق أساسية لتخصيص استراتيجية
A) نوع الاستراتيجية

• التناوب الدوري - هذا هو نوع الاستراتيجية الافتراضي، ويعني أساسًا توزيع العملاء المحتملين بالتتابع على المستخدمين المناسبين دون أي تحيّز
• موازنة العملاء المحتملين - باستخدام هذه الاستراتيجية، تحاول أداة التوزيع العثور على المستخدمين ذوي أقل عبء عمل (تُحدَّد معايير العبء في علامة التبويب "تصفية المستخدم/معايير العبء"). وتفيد هذه الاستراتيجية عندما ترغب في تسريع معالجة كل عميل محتمل مُسنَد، بما يلائم المبيعات عالية الوتيرة. ويمكنك إعداد الحد الأقصى لعبء العمل للمستخدم في علامة تبويب المستخدمين
• التناوب الدوري الموزون - تشبه هذه الاستراتيجية التناوب الدوري، لكن التوزيع يكون موزونًا وفقًا للأوزان المحددة في علامة تبويب المستخدمين. فإذا كان وزن أحد المستخدمين 2، فسيُسنَد إليه عدد من العملاء المحتملين يعادل ضعف ما يُسنَد إلى مستخدم وزنه 1

B) أنواع المهارات المسموح بها

• إذا كنت تريد أن تلتزم أداة التوزيع بمهارة محددة أو بمهارات معينة فقط، فيمكنك إعداد هذا الحقل الاختياري

C) الشروط

• أعد عوامل تصفية/شروط العملاء المحتملين التي يجب أن تنطبق ليكون العميل المحتمل مؤهلًا لهذه الاستراتيجية

4) المستخدمون

يمكنك إدارة المستخدمين الذين ستُسنَد إليهم العملاء المحتملون من علامة تبويب المستخدمين. افتراضيًا، لا يُسنَد العملاء المحتملون إلا إلى المستخدمين الذين تكون حالة توفرهم AVAILABLE. لكن يمكنك استبعاد مستخدمين محددين يدويًا عن طريق تعيين حالتهم إلى غير نشط

يمكنك أيضًا إعداد معلمات الحد الأقصى لعبء العمل والوزن للمستخدمين من لوحة المعلومات هذه. وتفيد هذه المعلمات في استراتيجيات التوزيع الموضحة سابقًا.

يمكنك أيضًا الاطلاع بسرعة على المستخدمين المتاحين وعبء العمل الحالي لكل منهم من لوحة المعلومات هذه

خيارات الإعداد المتقدمة

1) فرز العملاء المحتملين

يمكنك إعداد ترتيب النظر في العملاء المحتملين لأغراض التوزيع من علامة التبويب "معايير فرز المعالجة" . ويمكنك إعداد أبعاد متعددة هنا وتحديد ترتيب الفرز لكل بُعد

2) أدوار المستخدمين

يمكنك تعديل أدوار المستخدمين التي تحدد المستخدمين الذين تأخذهم أداة التوزيع في الحسبان من علامة التبويب "تصفية المستخدم/معايير العبء"

3) معايير العبء

افتراضيًا، في استراتيجية التوزيع المتوازن حسب العبء، يُسنَد العملاء المحتملون إلى المستخدمين الأقل عبئًا. ومعيار العبء الافتراضي هو عدد العملاء المحتملين المفتوحين المُسنَدين إلى المستخدم. لكن يمكنك تعديل هذا المعيار من علامة التبويب "تصفية المستخدم/معايير العبء"

من الأنماط الشائعة لتحديد معايير العبء احتساب العبء حسب حالة العميل المحتمل. لنفترض أن مندوب المبيعات مسؤول عن استلام عميل محتمل بحالة NEW وتغيير حالته إلى QUALIFIED أو UNQUALIFIED. عندئذٍ، يشكّل كل عميل محتمل بحالة NEW مُسنَد إلى المستخدم جزءًا من عبء عمله. لذا، ينبغي أن تشمل معايير العبء في هذه الحالة جميع العملاء المحتملين بحالة NEW.

المراقبة

تتوفر لك لوحات معلومات معينة لمراقبة أداء مسؤول التخصيص وسجله

• علامة تبويب المستخدمين - تمنحك نظرة عامة على فريقك، وتوضح المستخدمين المتاحين وحجم العمل الحالي لكل منهم.
• سجلات التخصيص - تعرض سجلًا بكل مرة تم فيها تخصيص عميل محتمل. يمكنك التحقق من العميل المحتمل الذي أُسند إلى كل شخص ووقت إسناده
• توزيع حجم العمل - يقسّم حجم العمل غير المخصص حسب المهارات المطلوبة والمعايير الأخرى
• سجل المستخدمين - يعرض سجل مدى توفر المستخدمين

10. المهارات

تتيح ميزة المهارات توجيه العملاء المحتملين بذكاء استنادًا إلى خبرة مندوب المبيعات أو معرفته بالمنتجات أو مؤهلاته، متجاوزةً أساليب التوزيع بالتناوب البسيط أو التوزيع الجغرافي.

• حدّد المهارات ذات الصلة بنشاطك التجاري (مثل مبيعات الشركات، واللغة الإقليمية، والخبرة بالمنتجات).
• أسنِد مهارة واحدة أو أكثر إلى كل مندوب مبيعات وفقًا لقدراته.
• أضف علامات إلى العملاء المحتملين الواردين تحدد المهارات المطلوبة، ليطابقهم النظام مع الوكيل الأكثر تأهيلًا.
• اجمع بين التوجيه المستند إلى المهارات وموازنة حجم العمل لضمان جودة التعيينات وكفاءتها.

إعداد ميزة المهارات

إضافة نوع مهارة جديد

• انقر على ⊕ Add SkillType
• حدّث نموذج SkillType باستخدام (الاسم والوصف وShortId)
• أضف Skills

إعداد SkillType

• وسّع SkillType الذي تريد تحديثه باستخدام +

• أضف مستخدمين إلى إحدى المهارات في SkillType، وذلك بالنقر على تفاصيل المستخدم في عمود المستخدمين
• • اختر new user(s) من القائمة المنسدلة.
  • أضف level للمهارة [اختياري]
  • انقر على Add

• إضافة شروط للتعيين
• • انقر على الشروط في عمود شروط التعيين
  • انقر على ⊕ New Condition
  • أضف القواعد مع الشروط
  • • اختر حقل SkillTpye المراد ربطه بهذه المهارة

11. إزالة التكرار

تكتشف إزالة تكرار العملاء المحتملين سجلات العملاء المحتملين المكررة في CRM وتعالجها، مما يحافظ على نظافة بياناتك ويمنع عدة وكلاء من العمل على العميل المحتمل نفسه دون علمهم.

• حدّد معايير المطابقة (مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني أو مزيج من الاسم) لاكتشاف السجلات المكررة.
• اختر دمج العملاء المحتملين المكررين، مع الاحتفاظ بالسجل الأكثر اكتمالًا أو الأحدث.
• حدّد القواعد التي تُطبّق عند إرسال عميل محتمل مكرر عبر نموذج أو API - الحظر أو الدمج أو إرسال إشعار.
• راجع سجل إزالة التكرار لتدقيق السجلات التي تمت معالجتها وتتبع التحسينات في جودة البيانات.

إعدادات إزالة التكرار

إعداد شروط تحديد العملاء المحتملين المكررين

• السمات التي تتم مطابقتها عند البحث عن سجل موجود (ستتم مطابقة السجل الذي تتطابق فيه قيم جميع السمات المدرجة). شروط AND / OR
• عدد الأيام التي يتم خلالها البحث عن سجل موجود (عدد الأيام التي يتم خلالها البحث عن سجل موجود)
• الترتيب حسب: إذا طابقت عدة سجلات معايير السمات الفريدة، نختار أول سجل بعد الترتيب.
• ترتيب الفرز: إذا طابقت عدة سجلات معايير السمات الفريدة، نختار أول سجل بعد الترتيب.
• شروط إضافية (اختياري): يجب أيضًا أن يستوفي السجل المطابق أي شرط إضافي تتم إضافته هنا.

إعداد شروط إجراءات العملاء المحتملين المكررين

• إضافة إجراءات
• الترتيب
• نوع التحقق للتأكد من وجوب تنفيذ هذا الإجراء (كيف نتحقق مما إذا كان ينبغي تنفيذ هذا الإجراء؟)
• الشروط المطلوب التحقق منها (اختياري)
• نوع الإجراء (ما نوع هذا الإجراء؟)
• • إنشاء سجل جديد
  • تحديث السجل الموجود
  • تحديث السجل الموجود وتجاوز جميع الحقول
• معلمات الإجراء (ما المعلمات التي يجب استخدامها عند تنفيذ هذا الإجراء؟)
• • التجاوزات
  • • تجاوز السمات (اختياري) (ما السمات التي ينبغي نسخها من السجل الجديد إلى السجل المدمج؟)
    • تجاوز الحالة (اختياري)
    • تجاوز الوضع (اختياري)
    • تجاوز المسؤول (اختياري)
    • تجاوز الحجز (اختياري)

12. التصعيد

تضمن إدارة التصعيد الإبلاغ تلقائيًا عن العملاء المحتملين المتعثرين أو غير المتابَعين أو الذين يتجاوزون اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، وتوجيههم إلى المشرفين أو إلى مسؤولين آخرين.

• حدّد محفزات التصعيد استنادًا إلى الوقت المنقضي في حالة معينة أو فترة عدم النشاط أو تجاوز اتفاقية مستوى الخدمة (SLA).
• حدّد مسارات التصعيد – عيّن الجهة التي سيُصعّد إليها العميل المحتمل وتسلسل التصعيد.
• اضبط إشعارات التصعيد لتنبيه المديرين أو قادة الفريق عند تصعيد عميل محتمل.
• استخدم قواعد التصعيد لتعزيز المساءلة والحد من فقدان العملاء المحتملين في مسار المبيعات.

إضافة مستويات التصعيد

إعداد قواعد اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)

• الاسم (أدخل اسمًا للقاعدة)
• المعرّف المختصر (معرّف مختصر فريد للقاعدة، مثل: closure_sla)
• لأي مستوى تصعيد تسري هذه القاعدة؟ (لأي مستوى تصعيد حالي تسري القاعدة؟)
• شرط بدء هذه القاعدة (فعّل هذه القاعدة عند استيفاء الشروط التالية)
• شرط إنهاء هذه القاعدة (أنه هذه القاعدة عند استيفاء الشروط التالية)

13. قواعد دورة الحياة

تتيح لك قواعد دورة الحياة أتمتة الإجراءات المتعلقة بالعملاء المحتملين باستخدام إطار عمل يعتمد على المُحفّز والشرط والإجراء، مما يقلل الجهد اليدوي ويضمن تنفيذ العمليات باستمرار.

• المُحفّزات: أحداث تبدأ القاعدة، مثل إنشاء عميل محتمل، أو تغيير حالته، أو تحديث حقل، أو انقضاء مدة زمنية.
• الشروط: عوامل تصفية يجب استيفاؤها حتى تُنفّذ القاعدة (مثلًا، مصدر العميل المحتمل = 'Web'، المدينة المُعيّنة = 'Mumbai').
• الإجراءات: نتائج مؤتمتة، مثل تغيير حالة العميل المحتمل، أو إرسال إشعار، أو تعيينه إلى مستخدم، أو تحديث حقل.
• اربط عدة شروط وإجراءات ضمن قاعدة واحدة للتعامل مع سيناريوهات الأتمتة المعقدة.
• استخدم قواعد دورة الحياة لأتمتة مسارات رعاية العملاء المحتملين، ومحفّزات إعادة التفاعل، والتذكيرات المستندة إلى اتفاقية مستوى الخدمة.

إعداد قواعد دورة الحياة

قائمة قواعد دورة الحياة

أنواع قواعد دورة الحياة

• قبل الإنشاء
• بعد الإنشاء
• قبل التحديث
• بعد التحديث

إعداد منشئ قواعد دورة الحياة

• المُحفّز
• شروط المُحفّز [اختياري]
• الإجراء

14. الإشعارات

تُبقي الإشعارات فريقك على اطلاع فوري بالأحداث المهمة المتعلقة بالعملاء المحتملين. ويمكن إعداد إشعارات مخصصة لإجراءات محددة أو تغييرات الحالة أو التحديثات خلال دورة حياة العميل المحتمل.

• فعّل الإشعارات لأحداث مثل تعيين عميل محتمل، أو تغيير الحالة، أو استحقاق مهمة، أو التصعيد.
• وجّه الإشعارات إلى أدوار أو فرق أو مستخدمين محددين.
• اضبط قنوات الإرسال – تنبيهات داخل التطبيق أو البريد الإلكتروني أو SMS، بحسب عمليات التكامل لديك.
• خصّص قوالب الإشعارات باستخدام عناصر نائبة ديناميكية لمعلومات العميل المحتمل.

15. إعدادات المكالمات

تدمج إعدادات المكالمات إمكانات الاتصالات الهاتفية مباشرةً في عملية إدارة العملاء المحتملين، مما يتيح إجراء المكالمات بالنقر، وتسجيلها، وتنفيذ إجراءات مؤتمتة للعملاء المحتملين استنادًا إلى نتائج المكالمات.

• أعد التكامل مع مزودي خدمات الاتصالات السحابية أو VoIP.
• ضع قواعد لإنشاء عميل محتمل تلقائيًا عند تلقي مكالمة واردة جديدة من رقم غير معروف.
• فعّل منطق دمج المكالمات لربط المكالمات الواردة من أرقام موجودة بسجل العميل المحتمل الصحيح.
• حدّد قواعد التحديث بعد المكالمة – حدّث حالة العميل المحتمل تلقائيًا أو جدْول مهام المتابعة بناءً على نتيجة المكالمة.
• أدِر إعدادات تسجيل المكالمات وأذونات الوصول.

16. الحملات

تتيح لك الحملات تنفيذ أنشطة تسويقية موجّهة أو إعادة التفاعل مع العملاء المحتملين عبر قنوات SMS والبريد الإلكتروني وWhatsApp، مع ربطها مباشرةً ببيانات عملائك المحتملين.

• اعرض لوحة معلومات الحملات للحصول على نظرة عامة موحّدة على جميع الحملات النشطة والسابقة.
• أنشئ حملات جديدة كحملات سير عمل (متسلسلة ومؤتمتة) أو حملات بث (إرسال جماعي لمرة واحدة).
• حدّد معايير الاستهداف باستخدام سمات العميل المحتمل أو حالته أو مرحلته أو عوامل تصفية مخصصة.
• راقب أداء الحملات باستخدام مقاييس تشمل معدل التسليم ومعدل الفتح ومعدل النقر ومعدل الاستجابة.
• اطّلع على تقارير تسليم مفصلة لكل عميل محتمل على حدة لتتبّع التفاعل.

إدارة الحملات

إنشاء حملات جديدة

• انقر على + Create Campaigns
• إعداد الحملة

إدارة الحملات

• ابحث عن حملة باستخدام شريط البحث
• استخدم إجراءات الحملة من أجل استنساخ الحملة أو حذفها
• تتبّع مقاييس الحملة

17. قوالب الرسائل

قوالب الرسائل هي قوالب محتوى مُعدّة مسبقًا تُستخدم في الحملات والإشعارات المؤتمتة. وهي تضمن اتساق الرسائل عبر القنوات وتقلل الوقت اللازم لإنشاء محتوى التواصل.

• أنشئ قوالب لقنوات SMS والبريد الإلكتروني وWhatsApp.
• استخدم عناصر نائبة ديناميكية (مثل {lead_name} و{assigned_agent}) لتخصيص الرسائل على نطاق واسع.
• أرسل قوالب WhatsApp للموافقة عليها بما يتوافق مع سياسات Meta للمراسلة التجارية.
• نظّم القوالب حسب القناة أو الفئة أو نوع الحملة لتسهيل العثور عليها.

إدارة القوالب

إنشاء قالب جديد

• انقر على Add
• تهيئة القالب
• حفظ القالب

الوصول إلى القوالب الموجودة

• ابحث عن القالب في شريط البحث
• استخدم إجراءات القالب من أجل استنساخ الحملة أو حذفها

18. القوالب (المشروع)

تتيح لك قوالب المشاريع تحديد خطط مشاريع منظّمة وربطها بالعملاء المحتملين. وتُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في عمليات البيع التي تشمل التسليم أو التنفيذ بعد إتمام الصفقة.

• أنشئ قوالب مشاريع قابلة لإعادة الاستخدام، تتضمن مهامًا ومعالم وجداول زمنية محددة مسبقًا.
• اربط قالب مشروع بحالة محددة للعميل المحتمل لبدء المشاريع تلقائيًا عند تقدّم الصفقة.
• أدِر القوالب وحدّثها مع تطور عملية التسليم لديك.
• توفر حلقة وصل بين مسار المبيعات وتنفيذ المشاريع بعد البيع.

19. حملات الاتصال التلقائي

تعمل حملات الاتصال التلقائي على أتمتة المكالمات الصادرة إلى قائمة محددة من العملاء المحتملين باستخدام أنظمة الاتصالات السحابية المدمجة أو أنظمة VoIP، ما يتيح إجراء عدد كبير من المكالمات دون الحاجة إلى الاتصال اليدوي.

• هيّئ حملات الاتصال باستخدام قوائم محددة من العملاء المحتملين، وفترات زمنية، وآليات لإعادة المحاولة.
• حدّد ترتيب محاولات الاتصال وتكرارها للعملاء المحتملين الذين يتعذر الوصول إليهم.
• اربط الحملة بمزوّد خدمة الاتصالات لديك لبدء المكالمات وتسجيل نتائجها تلقائيًا.
• أوقف الحملات مؤقتًا أو استأنفها أو أوقفها دون فقدان التقدم أو حالة العميل المحتمل.
• راجع سجلات مكالمات الحملة وملخصات نتائجها لقياس فعالية المكالمات الصادرة.

تهيئة حملات الاتصال التلقائي

العُقد

• التحقق من الشروط (لتحديد الأهلية لإضافة العميل إلى قائمة الانتظار)
• إضافة إلى قائمة انتظار المكالمات (ستتم إضافة العميل المحتمل إلى قائمة انتظار المكالمات الخاصة بالمسند إليه)
• انتظار (إضافة مدة انتظار للمكالمات غير المتصلة أو في حال عدم استجابة المسند إليه)

20. الإعدادات المتقدمة

يجمع قسم الإعدادات المتقدمة خيارات التهيئة عالية المستوى التي تتحكم في سجلات العملاء المحتملين على مستوى النظام. وعادةً ما يدير المسؤولون هذه الإعدادات، وهي تؤثر في سلوك المنصة بأكملها.

• هيّئ إعدادات السجلات والكيانات للتحكم في بنية بيانات العملاء المحتملين وإمكانية الاطلاع عليها.
• فعّل الميزات عالية المستوى أو عطّلها، مثل دمج العملاء المحتملين أو تقييمهم أو عمليات التكامل الخارجية.
• أعدّ خيارات التنزيل الجماعي لتصدير بيانات العملاء المحتملين بتنسيق CSV أو Excel.
• أدِر إعدادات المهام على مستوى العميل المحتمل، بما في ذلك عرض المهام وترتيبها وسلوك إكمالها.
• يمكنك الوصول إلى إعدادات المطورين والتكامل لإنشاء العملاء المحتملين وتحديثهم عبر API.