Como a entrada automatizada de dados pode simplificar o processo de vendas

Introdução

A maioria dos líderes de vendas entende os desafios dos processos de vendas, especialmente daqueles que envolvem atividades manuais. Uma das principais preocupações é a entrada manual e repetitiva de dados que os membros da equipe de vendas precisam fazer, mesmo com o uso de soluções tecnológicas. De acordo com um relatório de pesquisa, as equipes de vendas passam quase 60 minutos ou mais por dia inserindo dados manualmente. Isso é um sinal de alerta claro e tem impactos em cadeia nos ciclos de vendas, na conversão, no moral da equipe e muito mais.

Os líderes de vendas devem capacitar as equipes com as ferramentas certas para automatizar a entrada de dados durante o processo de vendas. Resolver esse processo da maneira certa pode trazer grandes benefícios para todo o processo de vendas. Neste artigo, vamos destacar os principais benefícios da entrada automatizada de dados e apresentar alguns dos principais casos de uso que podem ser úteis para os processos do seu negócio.

A entrada manual de dados está prejudicando o seu negócio

Um processo de vendas marcado por entradas manuais frequentes de dados pode ser prejudicial para o seu negócio. Para começar, a força de trabalho nunca é barata. Gerenciar um processo manual de entrada de dados pode aumentar bastante os custos com recursos, afetando seus resultados financeiros. Do ponto de vista dos KPIs do negócio, a entrada manual de dados desacelera os ciclos de vendas como um todo, e o tempo de resposta aos clientes — por exemplo, aos leads recebidos — é maior do que em um processo de vendas automatizado. Além disso, isso prejudica a experiência do usuário e afeta o moral da equipe de vendas.

Há grandes chances de ocorrerem erros humanos e de informações essenciais serem perdidas quando a inserção de dados é feita manualmente. Em poucas palavras, o trabalho repetitivo e manual afeta a produtividade da equipe e consome muito tempo e energia.

Motivos para inserir dados manualmente no processo de vendas

• Criação manual de leads na ferramenta de CRM de vendas
• Ações de copiar e colar entre e-mails/chats e a ferramenta de CRM de vendas
• Atualizações das atividades de vendas em planilhas
• Alternância entre várias ferramentas para atualizar informações

Os casos de uso de automação mais comuns nos processos de vendas

1. Captura automatizada de leads

Integre todos os canais de demanda por meio da integração de um formulário de captura de leads ao seu banco de dados de leads ou integre profundamente o e-mail e a telefonia para capturar automaticamente os leads recebidos. Configurar uma integração de API ou webhooks para receber leads de outras fontes, como parceiros de canais e afiliados, é uma ótima maneira de garantir que 100% dos canais de leads alimentem diretamente o CRM de vendas.

2. Integração de e-mail

Organizações que conduzem conversas de vendas principalmente por e-mail devem considerar integrar o serviço de e-mail ao CRM de vendas. Isso economiza bastante tempo e permite que os vendedores trabalhem em uma única interface, sem precisar alternar entre ferramentas, além de possibilitar enviar, receber e responder a e-mails pela ferramenta de CRM de vendas.

3. Registro automatizado de atividades

Os CRMs tradicionais têm recursos para registrar manualmente atividades de vendas, como ligações e e-mails. Com fluxos de trabalho, as equipes de automação podem registrar ligações feitas ou mensagens enviadas aos contatos sem precisar se preocupar em fazer esses registros manualmente.

Imagem por storyset no Freepik

4. Automatize tarefas e atualizações de leads (retornos de ligação, lembretes)

As soluções modernas de automação de vendas conseguem automatizar fluxos de criação de tarefas. Por exemplo, com a telefonia integrada, o sistema pode identificar uma ligação não atendida por um contato e criar automaticamente um retorno de ligação para um horário predefinido (após 24 horas). O status do lead também pode ser atualizado automaticamente para Não respondeu. As equipes de vendas podem criar outros fluxos automatizados desse tipo para lembretes, notificações etc.

5. Pré-preenchimento de dados

A inserção dos mesmos dados várias vezes é uma atividade comum e altamente redundante que ainda existe em muitos processos de vendas. Por exemplo, se a sua equipe de vendas precisa registrar um pedido de venda concluído no ERP da empresa, um sistema integrado de ERP e CRM de vendas pré-preencherá todas as informações relevantes já capturadas no CRM de vendas durante as conversas de vendas.

Abordagem para automatizar a inserção de dados

Depois de decidir automatizar seu processo de vendas, é essencial ter um roteiro de implementação sólido. Veja abaixo uma abordagem sugerida para o processo de implementação:

• Faça uma auditoria completa do processo de vendas

O primeiro passo, e o mais importante, é mapear seu processo atual de ponta a ponta e analisar em detalhes como cada ação é executada, quais são as principais preocupações e qual é o impacto nos negócios. Faça uma lista extensa desses processos manuais e atribua uma prioridade a cada um. Converse com seus usuários, permita que compartilhem opiniões sinceras sobre os problemas que enfrentam em cada etapa e fale com vários membros da equipe. Peça que cada um registre seus comentários de forma independente em relação à lista de processos que você criou.

• Avalie suas necessidades de automação da inserção de dados

Com os requisitos definidos, reúna seus gerentes de produto e especialistas em processos para elaborar a documentação necessária. Lembre-se de planejar para um horizonte de 2-3 anos, considerando os recursos necessários para o crescimento dos negócios e as necessidades futuras.

• Defina objetivos claros para seu processo de automação de vendas

Outro aspecto importante da automação da inserção de dados é definir objetivamente o impacto nos negócios e nos processos que você deseja alcançar após a implementação. É recomendável registrar métricas essenciais do processo antigo (tempo até a primeira resposta, ciclos de vendas, tempo de encerramento das equipes de vendas internas etc.) e definir metas pós-implementação para cada uma delas.

• Identifique a solução certa e coloque-a em prática

Pesquise o mercado, explore várias soluções e experimente todas as ferramentas de vendas pré-selecionadas. Na hora de escolher, priorize os usuários e selecione ferramentas fáceis de usar, confiáveis, com automação avançada e recursos de integração. A solução deve ser bastante flexível e atender às necessidades de personalização específicas do seu processo de vendas.

Conclusão:

A inserção automatizada de dados pode reduzir o tempo gasto em tarefas manuais, deixando você com mais tempo para se concentrar nos clientes e nas metas de vendas. Isso aumentará a eficiência geral do processo de vendas, ajudará a se conectar mais rapidamente com os clientes e reduzirá as perdas causadas por erros humanos no funil de vendas. Mais importante ainda, o processo de inserir dados ao longo das etapas de vendas deixa de ser uma correria e passa a ser organizado, dando aos vendedores tempo e tranquilidade para conversar com os clientes. Por fim, os gerentes de vendas podem acessar relatórios com facilidade, com dados mais estruturados fluindo pelo sistema.

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