Cara Entri Data Otomatis Menyederhanakan Proses Penjualan

Pendahuluan

Sebagian besar pemimpin penjualan memahami tantangan dalam proses penjualan, terutama yang melibatkan aktivitas manual. Salah satu masalah utama mereka adalah entri data manual dan berulang yang harus dilakukan anggota tim penjualan, meskipun sudah menggunakan solusi teknologi. Menurut sebuah laporan penelitian, tim penjualan menghabiskan hampir 60 menit atau lebih setiap hari untuk memasukkan data secara manual. Ini jelas merupakan tanda bahaya dan berdampak lebih lanjut pada siklus penjualan, konversi penjualan, moral karyawan, dan sebagainya.

Pemimpin penjualan harus membekali tim dengan alat yang tepat untuk mengotomatiskan entri data selama proses penjualan. Proses penjualan secara keseluruhan akan memperoleh manfaat besar jika proses ini ditangani dengan benar. Dalam artikel ini, kami akan menguraikan manfaat utama entri data otomatis dan membahas beberapa contoh penggunaan utama yang dapat berguna bagi proses bisnis Anda.

Entri Data Manual Berdampak pada Bisnis Anda

Proses penjualan yang sering diselingi entri data manual dapat merugikan bisnis Anda. Pertama-tama, tenaga kerja bukanlah sumber daya yang murah. Mengelola proses entri data manual dapat meningkatkan biaya sumber daya secara tajam dan berdampak pada laba bersih Anda. Dari sisi KPI bisnis, entri data manual memperlambat keseluruhan siklus penjualan. Waktu respons kepada pelanggan, misalnya untuk prospek masuk, lebih lama dibandingkan dengan proses penjualan otomatis. Selain itu, hal ini berdampak buruk pada pengalaman pengguna dan moral tim penjualan Anda.

Entri data yang ditangani secara manual berisiko tinggi menimbulkan kesalahan manusia dan menyebabkan informasi penting terlewat. Singkatnya, pekerjaan berulang dan manual berdampak pada produktivitas karyawan serta sangat menyita waktu dan tenaga.

Alasan entri data manual dalam proses penjualan

• Membuat prospek secara manual di alat CRM penjualan
• Menyalin dan menempelkan informasi dari email/chat ke alat CRM penjualan
• Memperbarui aktivitas penjualan di spreadsheet
• Beralih di antara beberapa alat untuk memperbarui informasi

Contoh Penggunaan Otomatisasi Paling Umum dalam Proses Penjualan

1. Pengambilan Prospek Otomatis

Integrasikan semua saluran permintaan melalui integrasi Formulir Pengambilan Prospek dengan basis data prospek Anda, atau integrasikan email dan telepon secara mendalam untuk mengambil prospek masuk secara otomatis. Menyiapkan integrasi API atau webhook untuk mengalirkan sumber prospek lain dari mitra saluran dan afiliasi merupakan cara yang tepat untuk memastikan 100% saluran prospek langsung masuk ke CRM penjualan.

2. Integrasi Email

Organisasi yang mengutamakan email dalam percakapan penjualan sebaiknya mempertimbangkan integrasi layanan email dengan CRM penjualan. Integrasi ini akan menghemat banyak waktu dan menyediakan satu antarmuka bagi staf penjualan untuk bekerja, tanpa perlu berpindah-pindah antaralat, sekaligus memungkinkan mereka mengirim, menerima, dan membalas email dari CRM penjualan.

3. Pencatatan Aktivitas Otomatis

CRM tradisional memiliki fitur untuk mencatat aktivitas penjualan seperti panggilan, email, dan sebagainya secara manual. Dengan alur kerja otomatis, tim dapat mencatat panggilan yang dilakukan atau pesan yang dikirim kepada kontak tanpa perlu repot memasukkannya secara manual.

Gambar oleh storyset di Freepik

4. Otomatiskan Pembaruan Tugas & Prospek (Panggilan Balik, Pengingat)

Solusi otomatisasi penjualan modern mampu mengotomatiskan alur kerja pembuatan tugas. Misalnya, dengan telepon terintegrasi, sistem dapat mendeteksi panggilan ke kontak yang tidak dijawab dan secara otomatis membuat tugas untuk menelepon kembali sesuai jadwal yang telah ditentukan (setelah 24 jam). Status prospek juga dapat diperbarui secara otomatis menjadi Tidak Membalas. Tim penjualan dapat membuat lebih banyak alur kerja otomatis seperti ini untuk pengingat, notifikasi, dan sebagainya.

5. Mengisi Data Secara Otomatis

Memasukkan data berulang kali merupakan aktivitas umum yang sangat repetitif dan masih terjadi dalam banyak proses penjualan. Misalnya, tim penjualan Anda harus memasukkan pesanan penjualan yang berhasil ke dalam ERP perusahaan. Sistem ERP-CRM penjualan yang terintegrasi akan mengisi terlebih dahulu semua informasi relevan yang telah dicatat di CRM penjualan selama percakapan penjualan.

Pendekatan untuk Otomatisasi Entri Data

Setelah memutuskan untuk mengotomatiskan proses penjualan, Anda perlu menyiapkan peta jalan implementasi yang solid. Berikut adalah pendekatan yang disarankan untuk proses implementasi:

• Audit seluruh proses penjualan

Langkah pertama dan terpenting adalah memetakan proses Anda saat ini dari awal hingga akhir, lalu menelaah setiap langkah secara mendetail, termasuk cara tindakan dilakukan, hal-hal penting yang perlu diperhatikan, serta dampaknya terhadap bisnis. Buat daftar panjang proses manual semacam ini dan tentukan prioritas masing-masing. Bicaralah dengan pengguna, beri mereka kesempatan untuk menyampaikan masukan secara terbuka tentang kendala yang dihadapi pada setiap langkah, dan ajak bicara beberapa anggota tim. Minta mereka menyampaikan pendapat secara mandiri untuk setiap proses dalam daftar yang telah Anda buat.

• Evaluasi kebutuhan otomatisasi entri data Anda

Setelah kebutuhan Anda siap, kumpulkan manajer produk dan spesialis proses untuk menyusun dokumentasi yang diperlukan. Ingat, solusi yang Anda rancang harus mempertimbangkan jangka waktu 2-3 tahun serta memiliki kemampuan untuk mendukung pertumbuhan bisnis dan kebutuhan di masa mendatang.

• Tetapkan sasaran yang jelas untuk proses otomatisasi penjualan Anda

Aspek penting lainnya dalam otomatisasi entri data adalah mendefinisikan secara objektif dampak yang ingin Anda lihat terhadap bisnis dan proses setelah implementasi. Sebaiknya catat metrik penting dari proses lama Anda (Waktu hingga Respons Pertama, Siklus Penjualan, Waktu Penyelesaian untuk tim Penjualan Internal, dan sebagainya), lalu tetapkan sasaran pascapeluncuran untuk setiap metrik.

• Identifikasi Solusi yang Tepat dan Terapkan

Lakukan riset pasar, pelajari berbagai solusi, dan coba semua alat penjualan yang masuk daftar pilihan. Saat memilih alat, utamakan kebutuhan pengguna dengan mempertimbangkan kemudahan penggunaan, keandalan, otomatisasi mendalam, dan kemampuan integrasi. Solusi tersebut harus sangat fleksibel dan mampu memenuhi kebutuhan kustomisasi khusus yang mungkin diperlukan oleh proses penjualan unik Anda.

Kesimpulan:

Entri data otomatis dapat membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas entri data manual, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada pelanggan dan sasaran penjualan. Hal ini akan meningkatkan efisiensi proses penjualan secara keseluruhan, membantu Anda terhubung dengan pelanggan lebih cepat, dan mengurangi kebocoran dalam alur penjualan akibat kesalahan manusia. Yang terpenting, kerepotan anggota tim penjualan yang harus memasukkan data di sepanjang proses penjualan kini dapat diatasi, sehingga mereka memiliki cukup waktu dan ketenangan untuk melakukan percakapan penjualan. Selain itu, manajer penjualan dapat mengakses laporan dengan mudah berkat data yang masuk ke sistem dengan lebih terstruktur.

Chakra Sales adalah solusi eksekusi penjualan modern untuk menstandarkan proses penjualan Anda dari Prospek hingga Pesanan, dengan menghilangkan aktivitas manual dan entri data berulang. Dengan mengintegrasikan semua alat terkait, Chakra Sales menciptakan antarmuka terpadu untuk aktivitas penjualan, lengkap dengan pencatatan data dan aktivitas otomatis.

Jika Anda mencari solusi penjualan khusus untuk organisasi Anda yang berkembang pesat, pertimbangkan untuk mengikuti demo gratis Chakra Sales.