كيف تسهم أتمتة إدخال البيانات في تبسيط عملية المبيعات

مقدمة

يدرك معظم قادة المبيعات التحديات التي تواجه عمليات البيع، ولا سيما تلك التي تتضمن أنشطة يدوية. ومن أبرز ما يشغلهم إدخال البيانات يدويًا وبصورة متكررة، وهو ما يتعين على أعضاء فريق المبيعات القيام به رغم استخدام الحلول التقنية. ووفقًا لتقرير بحثي، تقضي فرق المبيعات 60 دقيقة أو أكثر يوميًا في إدخال البيانات يدويًا. وهذا مؤشر خطر واضح، وله آثار متتالية على دورات المبيعات ومعدلات التحويل ومعنويات الموظفين وغيرها.

يجب على قادة المبيعات تزويد فرقهم بالأدوات المناسبة لأتمتة إدخال البيانات خلال عملية البيع. ويمكن معالجة هذه الخطوة على النحو الصحيح أن يحقق مكاسب كبيرة لعملية المبيعات ككل. سنسلط الضوء في هذا المقال على أبرز فوائد أتمتة إدخال البيانات، ونتناول بعض حالات الاستخدام الرئيسية التي قد تفيد عمليات أعمالك.

إدخال البيانات يدويًا يؤثر سلبًا في أعمالك

قد يضرّ بأعمالك أن تعتمد عملية المبيعات على إدخال البيانات يدويًا بوتيرة متكررة. أولًا، لا تُعدّ القوى العاملة منخفضة التكلفة أبدًا. فإدارة عملية إدخال البيانات يدويًا قد ترفع تكاليف الموارد بشكل كبير، ما يؤثر في أرباحك النهائية. أما على صعيد مؤشرات الأداء الرئيسية للأعمال، فيؤدي الإدخال اليدوي للبيانات إلى إبطاء دورات المبيعات عمومًا، كما يصبح وقت الاستجابة للعملاء، مثل العملاء المحتملين الواردين، أطول مقارنةً بعملية مبيعات مؤتمتة. وإضافة إلى ذلك، يؤثر هذا الأمر في تجربة المستخدم ويضرّ بمعنويات فريق المبيعات.

يزداد احتمال وقوع أخطاء بشرية وفقدان معلومات مهمة عند إدخال البيانات يدويًا. وخلاصة القول إن العمل المتكرر واليدوي يؤثر في إنتاجية الموظفين، ويستهلك الكثير من الوقت والطاقة.

أسباب إدخال البيانات يدويًا في عملية المبيعات

• إنشاء العملاء المحتملين يدويًا في أداة CRM المبيعات
• نسخ البيانات ولصقها من البريد الإلكتروني أو الدردشة إلى أداة CRM المبيعات
• تحديث أنشطة المبيعات في جداول البيانات
• التنقل بين أدوات متعددة لتحديث المعلومات

أكثر حالات استخدام الأتمتة شيوعًا في عمليات المبيعات

1. التقاط العملاء المحتملين آليًا

ادمج جميع قنوات توليد الطلب من خلال ربط نماذج التقاط العملاء المحتملين بقاعدة بيانات العملاء المحتملين، أو عبر دمج البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية بعمق لالتقاط العملاء المحتملين الواردين تلقائيًا. ويُعد إعداد تكامل API أو خطافات الويب لنقل بيانات العملاء المحتملين من مصادر أخرى، مثل شركاء القنوات والمسوقين بالعمولة، طريقة رائعة لضمان تدفق 100% من العملاء المحتملين عبر جميع القنوات مباشرةً إلى CRM المبيعات.

2. تكامل البريد الإلكتروني

ينبغي للمؤسسات التي تعتمد على البريد الإلكتروني في محادثات المبيعات أن تدرس إمكانية دمج خدمة البريد الإلكتروني مع CRM المبيعات. فهذا يوفر وقتًا كبيرًا ويتيح لمندوبي المبيعات العمل من واجهة واحدة، ويغنيهم عن التنقل بين الأدوات، كما يمكنهم من إرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها والرد عليها من أداة CRM المبيعات.

3. تسجيل الأنشطة تلقائيًا

تتضمن أنظمة CRM التقليدية ميزات لتسجيل أنشطة المبيعات، مثل المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني، يدويًا. وباستخدام سير العمل والأتمتة، يمكن للفرق تسجيل المكالمات التي أُجريت أو الرسائل التي أُرسلت إلى جهات الاتصال من دون الحاجة إلى تسجيلها يدويًا.

الصورة من storyset على Freepik

4. أتمتة تحديث المهام والعملاء المحتملين (معاودة الاتصال والتذكيرات)

تستطيع حلول أتمتة المبيعات الحديثة أتمتة سير عمل إنشاء المهام. على سبيل المثال، بفضل الاتصالات الهاتفية المدمجة، يستطيع النظام تحديد مكالمة لم يرد عليها أحد مع جهة اتصال، وإنشاء مهمة معاودة اتصال تلقائيًا وفق جدول زمني محدد مسبقًا (بعد 24 ساعة). ويمكن أيضًا تحديث حالة العميل المحتمل تلقائيًا إلى لم يرد. تستطيع فرق المبيعات إنشاء المزيد من مسارات العمل المؤتمتة هذه للتذكيرات والإشعارات وما إلى ذلك.

5. ملء البيانات مسبقًا

يُعد إدخال البيانات عدة مرات نشاطًا شائعًا ومتكررًا إلى حد كبير، ولا يزال قائمًا في كثير من عمليات المبيعات. فمثلًا، إذا كان على فريق المبيعات إدخال طلب بيع ناجح في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بالشركة، فسيتولى نظام متكامل يربط ERP بنظام CRM للمبيعات ملء جميع المعلومات ذات الصلة مسبقًا، والتي سبق جمعها في CRM للمبيعات خلال محادثات البيع.

نهج أتمتة إدخال البيانات

بعد أن تقرر أتمتة عملية المبيعات لديك، من الضروري وضع خارطة طريق متينة للتنفيذ. وفيما يلي نهج مقترح لعملية التنفيذ:

• راجع عملية المبيعات كاملةً

تتمثل الخطوة الأولى والأهم في رسم خريطة لعمليتك الحالية من البداية إلى النهاية، والتعمق في تفاصيل كيفية تنفيذ كل خطوة، ومواطن القلق الرئيسية، وأثرها في العمل. أعد قائمة طويلة بهذه العمليات اليدوية وحدد أولوية لكل منها. تحدث إلى المستخدمين، وأتح لهم تقديم ملاحظاتهم بكل صراحة حول المشكلات التي يواجهونها في كل خطوة، وتحدث إلى عدة أعضاء من الفريق. ودعهم يسجلون ملاحظاتهم بشكل مستقل مقابل قائمة العمليات التي أعددتها.

• قيّم احتياجاتك لأتمتة إدخال البيانات

بعد تجهيز متطلباتك، اجمع مديري المنتجات ومتخصصي العمليات لتحديد الوثائق المطلوبة. ضع في حسبانك أنك تعمل على أفق يمتد من 2-3 سنوات، لذا ينبغي أن تتضمن الحلول إمكانات تراعي نمو الأعمال والاحتياجات المستقبلية.

• ضع أهدافًا واضحة لعملية أتمتة المبيعات

من الجوانب المهمة الأخرى لأتمتة إدخال البيانات تحديد أثرها في الأعمال والعمليات، بموضوعية، بعد التنفيذ. ويُستحسن تسجيل المقاييس الأساسية للعملية السابقة (الوقت المستغرق للرد الأول، ودورات المبيعات، ووقت إنهاء المهام لفرق المبيعات الداخلية، وما إلى ذلك)، وتحديد الأهداف التي تريد بلوغها بعد الإطلاق لكل مقياس منها.

• حدّد الحل المناسب ونفّذه

ابحث في السوق، واستكشف حلولًا متعددة، وجرّب جميع أدوات المبيعات التي وصلت إلى القائمة المختصرة. وعند اختيار الأدوات أخيرًا، احرص على إعطاء الأولوية لمستخدميك، مع مراعاة سهولة الاستخدام والموثوقية والأتمتة المتقدمة وإمكانات التكامل. ينبغي أن يتمتع الحل بمرونة عالية وأن يكون قادرًا على تلبية احتياجات التخصيص الخاصة التي قد تنفرد بها عملية المبيعات لديك.

الخلاصة:

تساعد أتمتة إدخال البيانات على تقليل الوقت المستغرق في مهام إدخال البيانات يدويًا، ما يتيح لك وقتًا أكبر للتركيز على عملائك وأهداف المبيعات. وسيؤدي ذلك إلى زيادة الكفاءة الإجمالية لعملية المبيعات، والمساعدة على التواصل مع العملاء بسرعة أكبر، والحد من التسرب الناتج عن الأخطاء البشرية في مسار المبيعات. والأهم من ذلك، أن مشهد انشغال أعضاء فريق المبيعات بإدخال البيانات في مختلف مراحل عملية البيع يصبح منظمًا، ويتيح لهم وقتًا وراحة بال كافيين لإجراء محادثات البيع. وأخيرًا، يستطيع مديرو المبيعات الوصول إلى التقارير بسهولة، مع تدفق بيانات أكثر تنظيمًا إلى النظام.

Chakra Sales هو حل حديث لتنفيذ المبيعات يتيح تحويل عملية المبيعات إلى عملية قابلة للتكرار والتوسّع من العميل المحتمل إلى الطلب، مع الاستغناء عن الأنشطة اليدوية وإدخال البيانات عدة مرات. ومن خلال دمج جميع الأدوات المرتبطة، ينشئ Chakra Sales واجهة موحدة لأنشطة المبيعات، مع تسجيل آلي للبيانات والأنشطة.

إذا كنت تبحث عن حل مبيعات مخصص لمؤسستك سريعة النمو، فننصحك بطلب عرض توضيحي مجاني من Chakra Sales.