Panduan Akses Peran

Panduan ini memiliki dua bagian:

• Bagian 1: User vs Manager — akses aktivitas CRM sehari-hari.
• Bagian 2: Manager vs Admin — akses konfigurasi admin dan penyiapan platform.

Bagian 1: User vs Manager

Perbandingan akses fitur default antara peran User dan Manager untuk aktivitas CRM dan Chat sehari-hari.

Perbandingan Akses Fitur

Inti Kesimpulan

Cakupan kerja User terbatas pada pekerjaan mereka sendiri: hanya leads/chat yang ditugaskan kepada mereka, dengan kemampuan untuk mengedit field, memperbarui status, dan mengalihkan data dalam cakupan tersebut, serta mengirim template WhatsApp. Mereka tidak dapat mengunduh data secara massal, menjalankan kampanye, membuat template non-WhatsApp, atau mengakses konfigurasi admin apa pun — laporan, manajemen tim, formulir, tugas, atau penyiapan otomatisasi.

Manager mendapatkan semua kemampuan User, ditambah visibilitas di seluruh workspace atas semua leads/chat, unduhan massal, kampanye, dan rangkaian lengkap jenis template pesan — sementara Konfigurasi Admin sendiri (penyiapan user/tim, pembuatan laporan, konfigurasi tugas/formulir/otomatisasi) tetap merupakan lapisan terpisah yang dibahas di Bagian 2 di bawah.

Catatan tentang Kustomisasi

Perilaku di atas mencerminkan pengaturan peran default . Semua izin ini dapat disesuaikan melalui Role-Based Access Control (RBAC), sehingga workspace dapat memperketat atau melonggarkan akses untuk masing-masing peran agar sesuai dengan model operasionalnya.

Bagian 2: Manager vs Admin

Panduan dengan bahasa sederhana tentang hal-hal yang dapat dilakukan Manager dan Admin di pengaturan Konfigurasi Admin.

Perbedaan Utama

Admin adalah peran dengan kendali penuh atas platform, yang memiliki akses ke setiap area konfigurasi — mulai dari operasional sehari-hari hingga penyiapan platform backend, keamanan, penagihan, dan integrasi.

Manager adalah peran operasional dengan cakupan terbatas. Manager dapat menjalankan pekerjaan sehari-hari tim mereka — mengelola orang, laporan, template, formulir, dan alur kerja proses — tetapi tidak dapat mengubah konfigurasi struktural platform: penagihan, keamanan, integrasi, penyiapan saluran pesan, atau konfigurasi AI.

Singkatnya: akses Manager sepenuhnya berada dalam cakupan akses Admin — semua yang dapat dilakukan Manager juga dapat dilakukan Admin, tetapi tidak sebaliknya. Izin Manager bersifat tambahan dan operasional; izin Admin mencakup lebih jauh tata kelola platform, risiko, dan perubahan yang tidak dapat dibatalkan.

Hal yang Dapat Dilakukan Manager

✓ Manajemen Tim & User — Manager dapat menambahkan dan mengelola orang-orang di tim mereka: membuat dan menghapus akun pengguna, menetapkan atau mengubah peran, serta mengaktifkan atau menonaktifkan akses login saat seseorang bergabung, berpindah, atau keluar.

✓ Laporan & Dasbor — Manajer memiliki kendali penuh atas pelaporan: mereka dapat membuat, mengedit, mengkloning, dan menghapus tabel data serta dasbor grafik, dan mengambil laporan standar seperti ringkasan kehadiran untuk melacak kinerja tim.

✓ Templat Pesan & Notifikasi — Manajer dapat membuat, memperbarui, dan menghapus templat pesan serta konfigurasi notifikasi, sehingga mereka dapat mengelola cara tim berkomunikasi dengan kontak dan cara mengatur peringatan internal.

✓ Formulir & Alokasi Proses — Manajer dapat mengelola formulir penerimaan dan alur kerja (menetapkan formulir sebagai formulir sumber daya default atau menghapusnya), serta memperbarui atau menghapus pengalokasi proses (logika perutean yang menetapkan pekerjaan), tetapi tidak dapat membuat templat proses atau pemetaan status/tugas baru dari awal.

✓ Siklus Hidup & Tindakan Proses Khusus — Manajer dapat membuat, mengedit, dan menghapus tindakan siklus hidup serta tindakan proses khusus, sehingga mereka memiliki kendali atas tindakan otomatis yang dijalankan pada berbagai tahap perjalanan kontak atau tiket.

✓ Instalasi Aplikasi & Pemetaan Prosedur — Manajer dapat melihat aplikasi yang terpasang dan mengelola pemetaan prosedur ke peran, sehingga mereka dapat melihat apa saja yang terhubung dan menyesuaikan peran yang menangani setiap prosedur, tanpa mengelola integrasi yang mendasarinya.

✓ API Eksternal — Akses Manajer terkait API terbatas, hanya untuk menghapus koneksi API eksternal, bukan membuat atau mengonfigurasinya.

Hal yang HANYA Dapat Dilakukan Admin

Area berikut hanya dapat diakses oleh Admin. Umumnya, area ini mencakup konfigurasi di seluruh platform, risiko finansial atau keamanan, atau perubahan yang tidak dapat dibatalkan—jenis tindakan yang berdampak pada seluruh ruang kerja, bukan hanya satu tim.

✓ Penagihan, Pembayaran & Langganan — Mengelola sesi pembayaran, kode kupon, peningkatan langganan, dan pembatalan.

✓ Keamanan, Domain & Akses API — Mengonfigurasi penyedia autentikasi, aturan keamanan, sandbox, domain khusus, serta membuat atau mencabut kunci API.

✓ Penyiapan WhatsApp & Kanal Pesan — Menghubungkan atau memutuskan koneksi akun dan nomor telepon WhatsApp Business, mengelola grup WhatsApp, serta meninjau log API dan webhook tingkat kanal.

✓ Plugin & Integrasi — Memasang, memperbarui, atau mengonfigurasi plugin dan integrasi pihak ketiga, termasuk menetapkan plugin default untuk setiap kategori dan melihat log plugin.

✓ Fitur AI & Sumber Konten — Mengaktifkan fitur AI untuk tim dan mengelola sumber konten yang digunakan oleh alat AI.

✓ Pembuat Aplikasi Web — Membuat, mengedit, menerbitkan, atau membatalkan publikasi aplikasi web khusus yang dibuat di platform ini.

✓ Konfigurasi Panggilan & Shift — Menyiapkan pengalokasi panggilan, mengelola konfigurasi shift, dan mengonfigurasi infrastruktur panggilan seperti aplikasi Exotel WebRTC.

✓ Kampanye & Penjangkauan — Membuat atau menghapus pemicu kampanye dan kampanye panggilan otomatis yang digunakan untuk penjangkauan otomatis.

✓ Kontak & Atribut Data — Menghapus kontak dan atribut data khusus di tingkat akun.

✓ Chatbot & Widget Chat — Mengelola templat chatbot dan pemicu widget chat yang ditampilkan kepada pengunjung situs web.

✓ Keterkiriman Email — Meninjau, membuat, dan menghapus catatan email yang terpental, yang memengaruhi reputasi pengirim dan keterkiriman email.

✓Tim, Navigasi & Aset Platform — Mengelola hierarki tim/mitra, struktur navigasi, aset publik, skrip, dan aktivasi uji coba gratis.

✓ Konfigurasi Fitur & Aturan Akses — Menentukan konfigurasi fitur dan aturan akses sumber daya yang mengatur hal-hal yang dapat dilihat atau dilakukan oleh berbagai peran di seluruh platform.

✓ Konfigurasi Proses & Status Lanjutan — Membuat templat proses baru, menentukan pemetaan status ke tugas, serta menghapus entri proses, status, atau tugas status secara permanen—definisi struktural di balik alur kerja, berbeda dari alokasi sehari-hari yang dapat disesuaikan oleh Manajer.

Cara Menentukan Penetapan Peran

• Utamakan peran Manajer untuk pimpinan tim. Jika seseorang perlu mengelola anggota tim, laporan, templat, formulir, atau alur kerja untuk timnya, akses Manajer sudah mencakup semua itu tanpa memberikan akses ke pengaturan di seluruh platform.
• Batasi peran Admin untuk pemilik platform. Berikan peran Admin hanya kepada mereka yang perlu mengonfigurasi integrasi, keamanan, penagihan, atau infrastruktur pesan—tindakan yang memengaruhi seluruh ruang kerja dan lebih sulit dibatalkan.
• Jika ragu, mulailah dengan akses terbatas. Karena akses Manajer merupakan bagian dari akses Admin, lebih aman untuk menetapkan seseorang sebagai Manajer terlebih dahulu lalu meningkatkan aksesnya menjadi Admin daripada langsung memberikan akses Admin yang terlalu luas.

Kesimpulan

Ketiga peran membentuk hierarki akses yang jelas:

Pengguna → Manajer → Admin

• Pengguna: bekerja dengan prospek/chat yang ditugaskan kepada mereka—tanpa akses admin atau konfigurasi platform.
• Manajer: mencakup semua hal yang dapat dilakukan Pengguna, ditambah visibilitas catatan di seluruh ruang kerja, kampanye, dan konfigurasi admin sehari-hari (pengguna, laporan, templat, formulir, alur kerja).
• Admin: mencakup semua hal yang dapat dilakukan Manajer, ditambah tata kelola di seluruh platform—penagihan, keamanan, integrasi, penyiapan kanal pesan, dan konfigurasi AI.

Setiap peran mencakup seluruh akses peran sebelumnya, dan semua pengaturan default yang dijelaskan dalam panduan ini dapat disesuaikan melalui Role-Based Access Control (RBAC) agar sesuai dengan kebutuhan ruang kerja Anda.