Pemasaran Acara B2B: Strategi Bisnis Kecil untuk Menghasilkan Prospek secara Efektif

Pendahuluan:

Acara dan pameran B2B telah lama menjadi tumpuan utama bagi banyak bisnis kecil dan menengah, hingga revolusi digital dimulai. Berbagai jenis bisnis selalu menantikan acara sepanjang tahun untuk menjalin relasi dengan calon pelanggan dan menghasilkan prospek berkualitas. Bahkan, menurut sebuah studi, sekitar 50% pemasar B2B menganggap acara sebagai pendorong penting untuk mengembangkan bisnis dan berencana untuk kembali menghadirinya secara langsung setelah situasi pasca-COVID kembali normal.

Gambar oleh Freepik

Ketika COVID mengalihkan setiap pameran B2B ke konferensi digital, acara virtual menjadi semakin umum. Namun, acara ini menghilangkan unsur interaksi personal, rentan terhadap gangguan, dan memiliki susunan acara yang padat karena penyelenggaraan konferensi virtual begitu mudah dan hambatan untuk memulainya rendah. Memang benar bahwa acara B2B membutuhkan biaya besar bagi banyak bisnis kecil, tetapi ROI yang dihasilkan menjadikannya acara yang sangat menarik dalam kalender setiap pemasar.

Organisasi besar yang mengelola anggaran pemasaran beberapa juta dolar relatif lebih mudah merencanakan kalender acara B2B tahunan. Bisnis kecil memiliki anggaran yang sangat terbatas dan tidak leluasa mengeluarkan banyak biaya untuk menyewa area yang luas, mengerahkan lebih banyak sumber daya, serta membagikan hadiah dan suvenir. Bagi mereka, perencanaan yang matang sebelum setiap acara sangat penting untuk mencapai tujuan bisnis, yaitu menghasilkan cukup banyak prospek berkualitas dan menjadwalkan janji temu.

Apa saja tujuan yang dapat dicapai dengan menghadiri acara B2B?

• Membangun jaringan dengan calon pelanggan, pemasok, mitra, investor, dan pemangku kepentingan ekosistem lainnya. Anda juga berkesempatan bertemu dan menyapa pakar industri, evangelis, serta rekan sejawat untuk memperoleh saran, bimbingan, dan menjalin kemitraan penting.
• Peluncuran Produk Baru: Acara B2B merupakan kesempatan bagus bagi bisnis kecil untuk menampilkan rangkaian produk baru mereka. Acara ini menyediakan platform unik untuk mendapatkan prospek baru, masukan produk dengan cepat, dan pendaftaran uji coba produk.

Gambar oleh macrovector di Freepik

• Kesadaran Merek adalah hal yang selalu perlu ditingkatkan oleh bisnis kecil. Mereka memanfaatkan pameran B2B sebagai kesempatan untuk membangun kesadaran dan pengakuan merek di pasar.
• Investor dan Pendanaan: Bisnis kecil juga dapat menemukan calon investor di acara B2B. Investor menganggap acara seperti ini sebagai cara yang bagus untuk mencari bisnis inovatif yang menjanjikan dan memiliki portofolio produk yang kuat.
• Perolehan Prospek Langsung: Terlepas dari manfaat nyata maupun tak berwujud lainnya, acara bisnis paling dikenal sebagai sarana untuk meningkatkan penjualan bagi bisnis kecil. Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, bisnis dapat menghasilkan penjualan baru dengan menarik minat calon pelanggan dan membangun pipeline prospek yang kuat.

Bagaimana UKM dapat memaksimalkan perolehan prospek berkualitas selama acara bisnis?

Cara mudahnya adalah mengajak lebih banyak orang selama acara, mendapatkan stan yang lebih besar dan menonjol, serta menjadi sponsor acara. Tambahkan kontes dan hadiah menarik selama acara, suvenir, dan desain stan yang kreatif. Tentu, ada banyak hal yang dapat dilakukan peserta. Namun, tidak semua organisasi mampu melakukannya, terutama jika ingin memperoleh ROI yang sehat. Cara terbaik adalah menentukan tujuan perusahaan dan anggaran yang tersedia, lalu merencanakan acara dengan baik (sebelum, selama, dan sesudah acara). Tim yang tidak mempersiapkan diri dan hanya mengatasi masalah saat acara berlangsung jarang memperoleh manfaat nyata dari acara semacam ini.

Sebelum acara:

1. Pesan stan yang mudah terlihat saat penawaran early bird tersedia: Bisnis kecil sebaiknya selalu mencari penawaran early bird agar bisa memesan stan dengan visibilitas tinggi di acara pameran B2B.
2. Dapatkan daftar perusahaan peserta dari penyelenggara atau gunakan daftar publik yang umumnya tersedia. Mulailah membuat daftar perusahaan yang ditargetkan dan dianggap sebagai calon pelanggan ideal oleh bisnis Anda.
3. Lakukan pendekatan kepada perusahaan dalam daftar pilihan untuk pameran B2B melalui panggilan telepon dingin, kampanye email, atau pendekatan langsung kepada pemangku kepentingan utama di organisasi melalui LinkedIn.
4. Jadwalkan janji temu sebanyak mungkin sebelum acara dimulai. Jadwal pertemuan yang padat dengan calon pelanggan akan memberi semangat dan motivasi kepada tim untuk meningkatkan upaya mereka selama pertemuan.
5. Siapkan materi presentasi seperti pitch deck, presentasi penjualan, dan materi peluncuran produk, serta latih demo sebelum menghadiri acara.
6. Jalankan kampanye iklan secara terarah di media sosial dan kanal digital lainnya agar perusahaan yang Anda targetkan dan para pemangku kepentingan utamanya selalu mengingat merek Anda.

Gambar oleh Freepik

Sebelum acara:

1. Kirim pemberitahuan sebagai pengingat bagi semua calon pelanggan yang berminat: Kirim pesan kepada semua calon pelanggan yang telah berinteraksi, dengan mencantumkan Nomor Stan, Tanggal, dan Waktu jika janji temu sudah dipesan.
2. Teliti kota tempat acara berlangsung dan kirimkan info menarik kepada peserta yang relevan. Misalnya, rekomendasikan kedai pizza panggang terbaik di sekitar atau taman untuk berjalan-jalan sejenak agar semua peserta mendapatkan manfaat.
3. Merek, Merek, Merek: Pastikan merek Anda terlihat jelas di setiap lokasi yang memungkinkan, seperti stan, kartu nama, pamflet, email, atau antarmuka audio-visual.
4. Datanglah lebih awal ke stan pameran: Anda mungkin melihat banyak orang yang datang lebih awal berkerumun di stan saat pengunjung acara masih sedikit. Pastikan Anda menyapa beberapa dari mereka di stan Anda. Anda juga dapat melihat-lihat stan lain yang ramai untuk memulai percakapan.
5. Formulir Pengumpulan Prospek: Setiap orang memiliki preferensi masing-masing. Sediakan pilihan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Jadi, siapkan beragam jenis formulir pengumpulan prospek. Misalnya, formulir web di tablet atau ponsel, serta formulir cetak di selembar kertas untuk digunakan secara offline. Di era teknologi ini, mengapa tidak menyediakan alamat formulir digital berbasis kode QR agar mudah dipindai oleh mereka yang tidak punya banyak waktu? Tim juga perlu memastikan desain formulir terlihat menarik, dapat mengumpulkan semua informasi yang relevan, dan tidak terlalu panjang agar orang tidak mengurungkan niat untuk mengisinya.
6. Kartu nama juga tidak pernah ketinggalan zaman. Bertukar kartu nama dengan calon pelanggan. Kartu yang kreatif dengan nama bisnis dan nama narahubung yang jelas selalu bermanfaat.

Gambar oleh macrovector di Freepik

Setelah Acara:

1. Tindak lanjuti prospek yang tertarik sesegera mungkin. Jadwalkan tindak lanjut 1-2 hari setelah acara, ketika semua orang sudah kembali beraktivitas, tetapi jangan sampai terlambat. Usahakan untuk mempersonalisasi pesan semaksimal mungkin agar memberikan kesan terbaik setelah pertemuan tatap muka. Ini penting karena prospek Anda mungkin telah mengunjungi puluhan stan dan tidak mengingat semuanya. Menambahkan swafoto yang diambil saat kunjungan atau cerita singkat dapat membantu mereka mengingat Anda.
2. Tambahkan mereka di LinkedIn: Tim terbaik merencanakan dan menjalankan pendekatan setelah acara, lalu menindaklanjutinya secara konsisten. Mengirim undangan LinkedIn kepada semua pengunjung yang sempat berinteraksi selama pameran B2B akan sangat membantu. Sertakan catatan saat mengirim undangan dan sebutkan acara tersebut agar undangan Anda lebih mungkin diterima.
3. Identifikasi prospek berkualitas dari daftar prospek yang telah dikumpulkan, lalu rencanakan tindak lanjut yang dipersonalisasi untuk berinteraksi dengan mereka seiring waktu. Gunakan alat sekuens email untuk memperoleh hasil terbaik dengan pesan yang dipersonalisasi dan upaya minimal.

Kesimpulan:

Acara jejaring dan pameran B2B luring akan terus ada. Acara-acara ini merupakan penopang bagi bisnis kecil untuk memperoleh lebih banyak peluang bisnis, memperluas jaringan, dan mendapatkan lebih banyak klien. Selain itu, acara seperti ini membantu bisnis kecil dengan sumber daya terbatas untuk mengikuti tren industri terbaru dan riset pasar, sekaligus membangun kemitraan dengan para pemain dalam ekosistem. Pemilik bisnis kecil juga dapat memanfaatkan pameran ini untuk mengevaluasi peluang pendanaan, meluncurkan produk baru, dan meningkatkan kesadaran merek di kategorinya melalui pendekatan inovatif. Meskipun acara digital akan semakin berkembang, pameran luring akan terus memiliki tempat tersendiri di tengah lingkungan digital yang padat.