Por qué Kanban es la mejor opción para gestionar el pipeline de ventas

El proceso de ventas es un conjunto de pasos predefinidos y repetibles que los vendedores deben seguir para llevar los leads desde la etapa de prospecto hasta la de acuerdo y, finalmente, cerrarlos para convertirlos. Las mejores organizaciones de ventas han creado procesos estandarizados y los optimizan continuamente para obtener los mejores resultados. Estos equipos y sus vendedores logran resultados muy superiores al convertir más acuerdos, generar mayores ingresos y realizar su trabajo de manera automatizada y eficiente.

El proceso de ventas puede ser muy complejo, inconsistente en ocasiones y estar dirigido a distintos perfiles de compradores con necesidades y requisitos personalizados. Esto es aún más cierto en los ciclos de venta de bajo volumen y gran complejidad. Las ventas B2B son un ejemplo ideal: sus largos procesos incluyen la recopilación detallada de requisitos, demostraciones y presentaciones, múltiples cotizaciones y revisiones, negociaciones, documentos contractuales y aprobaciones, implementación de soluciones y mucho más. Gestionar y hacer seguimiento de estos procesos ha sido un desafío para los equipos que usan la clásica vista de tabla o lista del panel de CRM.

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Los tableros Kanban para hacer seguimiento de las oportunidades de venta han ganado popularidad últimamente. Son una forma muy eficaz de gestionar todo el pipeline de ventas para los usuarios y los administradores. Con un marco visual y un método muy estructurado para hacer seguimiento de las oportunidades, el tablero Kanban ofrece una mejor representación visual que permite a los usuarios procesar información clave y tomar decisiones y medidas. Los equipos de pequeñas empresas consideran que los paneles con tableros Kanban son sumamente útiles para gestionar el pipeline de ventas y otros programas de gestión de proyectos que requieren una colaboración estrecha.

Principales beneficios de los tableros Kanban para los equipos de ventas:

Mayor visibilidad: La característica más reconocible de un tablero Kanban y su principal diferenciador es la visualización del tablero de oportunidades. Esto hace que la gestión del pipeline sea sumamente sencilla y eficaz, ya que ayuda a hacer seguimiento de todas las oportunidades con los detalles necesarios. Los vendedores pueden hacer seguimiento de un gran volumen de oportunidades en una sola pantalla y obtener información útil sobre ellas sin tener que consultar los detalles de cada una. El uso de etiquetas y códigos de colores puede hacer que la gestión de los pipelines sea más eficaz.

Mejor toma de decisiones: Con el pipeline de ventas Kanban, los equipos acceden rápida y fácilmente a información útil sobre el estado del pipeline de ventas. En una sola vista, pueden tomar decisiones importantes sobre las próximas tareas, cómo gestionar oportunidades estancadas, actividades de venta pendientes y mucho más.

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Mayor enfoque: Los equipos pueden personalizar su pipeline de ventas para concentrarse por completo en las oportunidades importantes y asignarles tiempo y esfuerzo. Al usar varios pipelines para equipos de partes interesadas específicas, como marketing, ventas y experiencia del cliente, cada equipo puede centrarse claramente en sus respectivos flujos de trabajo.

Mejor colaboración entre equipos: Un tablero de pipeline Kanban facilita la colaboración entre las distintas funciones y los gerentes del equipo. El tablero es muy eficaz durante las reuniones de revisión, ya que permite obtener actualizaciones e información de manera rápida, sin requerir demasiada preparación. Los gerentes pueden compartir sus notas en tiempo real y hacer seguimiento de las oportunidades clave junto con sus representantes. Los vendedores pueden etiquetar a equipos de otras áreas para impulsar las oportunidades, mantenerlas en movimiento y tomar las medidas necesarias en cada etapa de venta.

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Ahorro de tiempo valioso: Por lo general, los representantes de ventas tienen poco tiempo o, mejor dicho, siempre les falta tiempo de calidad para interactuar con sus prospectos y clientes. Esto se debe principalmente a la gran cantidad de trabajo administrativo que implica su proceso operativo estándar de ventas. Un pipeline Kanban les ayuda a ahorrar mucho tiempo en la preparación de reuniones. A su vez, los gerentes también lo consideran muy útil para mantener conversaciones breves y precisas, sin demasiados intercambios. Una conclusión clara de la reunión son las tareas concretas para todo el grupo

Mejores pronósticos: Hacer seguimiento de las tendencias históricas del avance de las oportunidades en el tablero Kanban ayuda al equipo a crear modelos de pronóstico bastante eficaces para el pipeline de ventas. Ahora, los equipos pueden calcular fácilmente el pronóstico de ventas, teniendo en cuenta los índices ponderados del pipeline. Los pronósticos de ventas son muy útiles para que los gerentes y líderes hagan seguimiento de los objetivos trimestrales y las cuotas de ventas alcanzadas por los representantes. Los miembros del equipo pueden vigilar de cerca el estado de su pipeline y hacer seguimiento de su progreso hacia los objetivos de ventas.

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Mayor adopción: Una de las principales razones de la baja adopción de los CRM de ventas en los equipos comerciales es la interfaz poco intuitiva de los sistemas tradicionales. Incluso actualizar una oportunidad requiere varios clics, lo que dificulta el uso proactivo por parte de los equipos. Con un panel moderno y visualmente atractivo, y una función de arrastrar y soltar, los vendedores pueden actualizar prospectos y oportunidades en pocos clics, sin abrir la vista detallada. Asimismo, una sola vista les muestra las tareas clave del día, recordatorios importantes, una lista de oportunidades estancadas y mucho más.

En general, un tablero Kanban mejora la gestión del pipeline de ventas al ofrecer transparencia, fomentar una mayor responsabilidad dentro del equipo de ventas y facilitar la toma de decisiones basada en datos. La vista de tablero Kanban ofrece a los equipos la flexibilidad necesaria para adaptarlo a sus necesidades y casos de uso. La colaboración es otro valor importante que el tablero de pipeline de ventas basado en Kanban ofrece a los equipos que lo utilizan, y ayuda a que todos sus miembros se alineen con los objetivos de la organización y se centren en las prioridades principales. Permite que los equipos de ventas sean más proactivos, respondan mejor y alcancen sus objetivos de venta con mayor eficacia.

Consideramos que para las pequeñas empresas es sumamente valioso adoptar una vista Kanban para gestionar el pipeline de ventas en su CRM. Con recursos y capacidad limitados, los propietarios de empresas y los líderes de ventas deben movilizar a sus equipos para alcanzar los objetivos del negocio. Esta gestión del pipeline mediante un tablero Kanban les ayudará a cumplir los objetivos de la organización.