Ikhtisar Kotak Masuk Chat Bersama

Kotak Masuk Chat Bersama di Chakra menyediakan ruang kerja terpadu untuk mengelola semua percakapan pelanggan secara efisien. Fitur ini memusatkan interaksi chat, sehingga Anda dapat melakukan berbagai hal seperti menerapkan filter, mengakses prospek, memberi tag pada chat, dan memanfaatkan bantuan AI. Kotak Masuk Chat Bersama dibagi menjadi tiga bagian utama:

Daftar Chat: Menampilkan semua percakapan pelanggan.
Jendela Chat: Memudahkan penulisan pesan dan melihat riwayat percakapan.
Detail Chat: Menyediakan konteks tambahan dan alat untuk mengelola chat.

1. Daftar Chat

Daftar Chat mengatur semua percakapan pelanggan dalam satu tampilan yang mudah diakses.

1.1 Tombol Tindakan Daftar Chat

Tombol interaktif di Daftar Chat untuk mengelola dan mengatur chat serta mengaktifkan pengaturan lainnya.

1.2 Filter Chat

Filter chat berdasarkan kriteria tertentu agar hanya percakapan yang relevan yang ditampilkan. Misalnya, pengaturan chatStatus==OPEN hanya menampilkan chat yang terbuka. Atribut filter yang tersedia mencakup: Status, Pengguna yang Ditugaskan, Tag Chat, Chat yang Sudah/Belum Dibaca.

1.2.1 Cara Menambahkan Filter Chat

Klik ikon ▽ . Drawer konfigurasi Filter akan terbuka di sisi kanan.

Klik Add Rule. Pilih field dari opsi yang tersedia, tambahkan operator (==, !=, Any in, dll.), lalu pilih atau masukkan nilainya.

Klik Apply.

Filter yang diterapkan akan ditampilkan di Daftar Chat.

1.3 Ruang Chat

Simpan kumpulan filter yang sering digunakan sebagai "Ruang Chat" agar mudah diakses. Misalnya, buat ruang Unreplied untuk memprioritaskan chat yang memerlukan respons segera.

1.3.1 Cara Membuat Ruang Chat

Klik ikon ▽ . Drawer konfigurasi Filter akan terbuka di sisi kanan.

Klik Add Rule. Pilih field dari opsi yang tersedia, tambahkan operator (==, !=, Any in, dll.), lalu pilih atau masukkan nilainya.
Klik Save as New Space. Jendela pop-up akan terbuka untuk mengonfigurasi ruang baru.

Tambahkan label (nama) untuk ruang tersebut dan atur agar berlaku untuk Anda sendiri atau semua orang di tim. Klik Save.

Klik Apply di drawer konfigurasi Filter.

1.3.2 Cara Menerapkan Ruang

Klik Spaces.
Di daftar Spaces, klik ruang yang relevan. Ruang yang dipilih akan diterapkan ke Daftar Chat.

1.4 Memperbarui Chat

Perbarui Daftar Chat untuk menampilkan pesan dan perubahan terbaru tanpa memuat ulang seluruh halaman.

Cara Memperbarui: Klik ikon ⟳ di header tindakan Daftar Chat.

1.5 Memulai Chat Baru

Mulai chat baru menggunakan pesan template langsung dari Kotak Masuk Chat, tanpa perlu mengirim siaran kampanye.

Cara Memulai Chat Baru:

Klik ikon + dan pilih Start New WhatsApp Chat.

Masukkan nomor telepon pelanggan atau cari kontak yang sudah ada.

Untuk menggunakan prospek yang sudah ada, pilih Start chat for a process instead lalu pilih prospek. Jika belum ada prospek, gunakan opsi Add New untuk membuatnya.

Memulai chat baru dengan prospek di kotak masuk chat

Pilih Plugin WhatsApp dan Nomor Telepon yang sesuai (nilai default sudah dimuat sebelumnya).
Pilih template pesan.
Klik Start Chat.

1.6 Pengaturan Notifikasi Chat

Aktifkan notifikasi untuk semua chat, bukan hanya chat yang ditugaskan kepada Anda.

Cara Mengaktifkan Semua Notifikasi: Klik ikon ⚙️ dan aktifkan notifikasi untuk semua chat.

Mengaktifkan notifikasi daftar di kotak masuk chat

1.7 Mengelola Kontrol Akses Chat

Atur pengguna yang dapat melihat atau berinteraksi dengan chat tertentu berdasarkan kriteria seperti penugasan atau kotak masuk chat.

Bagaimana cara kerja kontrol akses chat?

Untuk memberikan akses ke semua chat di kotak masuk chat tertentu, Select access mode - All lalu centang kotak masuk yang diinginkan
Untuk memberikan akses hanya ke chat yang ditugaskan di kotak masuk chat tertentu, Select access mode - Match assignee lalu centang kotak masuk yang diinginkan
Untuk memberikan akses ke semua chat di semua kotak masuk Select access mode - “All” lalu centang semua kotak masuk
Untuk mode akses apa pun, jika TIDAK ADA kotak centang kotak masuk yang dipilih ALL chats from all inboxes akan ditampilkan
Jika kontrol akses tidak ditentukan, aturan berikut akan berlaku: Admins dan 'manajer' dapat melihat semua chat; pengguna Standard hanya dapat melihat chat yang ditugaskan kepada mereka

Bagaimana Cara Mengelola Akses?

Klik ikon ⋮ lalu klik Access Control.

Atur Mode Akses:

- Semua: Memberikan akses ke semua chat bagi pengguna dengan peran tersebut.
- Cocokkan Penerima Tugas: Membatasi akses ke chat yang ditugaskan kepada pengguna.

Di bagian Akses Kotak Masuk Chat, pilih kotak masuk tertentu untuk membatasi akses. Secara default, semua peran memiliki akses ke semua kotak masuk.

1.8 Pencarian Daftar Chat

Cari chat dengan menggunakan kotak Pencarian di bagian atas Daftar Chat. Anda dapat mencari berdasarkan:

- Nama Tampilan WhatsApp pelanggan
- Nomor Telepon

1.9 Tindakan Massal Daftar Chat

1. Buka Select Chats

2. Pilih Chat

1. Pilih opsi Select All Chat di bagian atas Daftar Chat menggunakan ☑ ATAU
1. Pilih chat satu per satu ☐ dengan mengeklik tiap kotak centang

3. Pilih Tindakan Massal

Jenis Tindakan Massal Chat:
✓ Buka Chat yang Dipilih
× Tutup Chat yang Dipilih
✘ Tandai Chat sebagai Belum Dibaca
✓ Tandai Chat sebagai Sudah Dibaca
🗑️ Hapus Chat yang Dipilih

2. Jendela Chat

Jendela Chat adalah antarmuka utama untuk mengetik pesan, melihat riwayat percakapan, dan mengelola tindakan terkait chat.

2.1 Header Jendela Chat

Header menampilkan informasi dan tindakan penting:

Lihat Nama Tampilan WhatsApp dan nomor telepon pelanggan.
Akses kontak dari daftar kontak.

2.1.1 Penetapan Chat (Manual)

Tetapkan atau tetapkan ulang chat kepada pengguna menggunakan kotak dropdown penanggung jawab
Hapus penanggung jawab chat menggunakan ikon ⨂ di ujung kotak dropdown penanggung jawab

2.1.2 Tutup/Buka Kembali Chat

Tutup chat menggunakan tombol Close Chat
Setelah chat ditutup, tag Chat Closed akan terlihat

Buka kembali chat menggunakan tombol Buka Kembali
Chat dapat ditutup dan dibuka kembali beberapa kali

2.1.3 Status Ketersediaan Pengguna

Atur status ketersediaan sesuai kondisi Anda
Tersedia, Sedang Istirahat, Tidak Tersedia

2.2 Jendela Percakapan Chat

Bagian ini menampilkan riwayat percakapan lengkap dengan stempel waktu dan avatar pengguna serta pelanggan.

2.3 Periksa Status Pengiriman Pesan Chat

Periksa status pengiriman pesan di bawah kotak pesan chat. Untuk pesan yang ditolak, klik ikon ⓘ untuk melihat alasan penolakan.

2.4 Jendela Sesi WhatsApp 24 Jam

Sesi chat WhatsApp dimulai saat pelanggan mengirim pesan dan berlangsung selama 24 jam sejak pesan terakhir mereka. Jika sesi berakhir, pengiriman pesan teks bebas akan dinonaktifkan dan Anda harus menggunakan pesan template untuk memulai kembali percakapan. Chakra mengotomatiskan proses ini dengan menonaktifkan kolom input teks untuk sesi yang telah berakhir dan menampilkan widget pesan template.

Catatan: Mengirim pesan template tidak membuka kembali jendela pesan teks bebas kecuali pelanggan membalas.

2.4.1 Kirim Pesan Template untuk Sesi yang Berakhir

Klik Send template message di widget jika sesi chat telah berakhir.

Pilih template yang diinginkan.
Tambahkan variabel yang diperlukan (misalnya, lampiran gambar atau teks yang dipersonalisasi).

Mengatur pesan template di kotak masuk chat

2.5 Input Pesan Teks

Ketik dan kirim pesan langsung kepada pelanggan. Tersedia dua tombol tindakan cepat:

Kirim Lampiran:

Klik ikon 📎 .

Pilih file dari browser file.
Anda juga dapat menambahkan pesan teks, lalu mengirimkannya.

Bantuan AI:

Klik ikon 🪄 dan pilih Enable AI.

Di jendela pop-up, aktifkan fitur AI dan konfigurasikan sumber konten sesuai panduan.
Klik Generate Reply untuk mengisi kolom input teks dengan balasan yang dibuat oleh AI. Edit sesuai kebutuhan, lalu kirim.

2.6 Balasan Cepat

Balasan cepat di Chakra adalah pesan teks yang telah ditulis sebelumnya (dengan opsi lampiran 📎) agar Anda dapat membalas dengan segera dan menghemat waktu karena tidak perlu mengetik.

Buat Balasan Cepat

Klik ikon ϟ. Klik 💬 Quick Reply

Klik ➕ Create New

Tambahkan Balasan Cepat
Tambahkan judul, teks, lampiran media apa pun, dan opsi tampilkan kepada semua anggota tim

Kirim Balasan Cepat

Klik 💬 Quick Reply

Klik kartu Balasan Cepat yang ingin Anda gunakan
Klik Send

Pesan akan otomatis terisi di area teks chat. Klik Kirim.
Catatan: Jika ada lampiran, jendela pop-up akan muncul. Klik Kirim.

2.7 Pemicu Chatbot Manual

Klik tombol 🤖 Trigger Chatbot . Klik ikon ϟ.

Pilih chatbot yang diinginkan dari daftar

Chatbot akan dipicu

2.8 Kirim Pesan Audio

Mengirim pesan audio (pesan suara) di aplikasi Chakra Chat memungkinkan pengguna merekam dan mengirim pesan lisan secara langsung, sehingga menjadi alternatif yang lebih cepat dan personal daripada mengetik.

Fitur ini dapat ditemukan di sebelah kanan kolom input teks

Bagaimana cara mengirim pesan audio (suara)?

Klik ikon Rekam Audio 🎤︎︎
Ini akan memulai perekaman suara
⚠️⚠️ Berikan izin yang diperlukan melalui browser untuk menggunakan mikrofon

Selesaikan pesan suara, lalu klik ➤ untuk Stop and Send
Untuk membatalkan rekaman, klik ikon 🗑

2.9 Balasan Kontekstual

Balasan Kontekstual adalah fitur perpesanan yang memungkinkan pengguna atau bot merujuk pesan sebelumnya secara spesifik—baik yang dikirim oleh pelanggan maupun bisnis—dengan cara "mengutipnya" dalam balasan. Fitur ini membuat tautan visual antara pernyataan asli dan jawaban baru.

Langkah-langkah untuk mengirim balasan kontekstual:

Arahkan kursor ke pesan asli yang ingin dikutip.
Klik ikon V di bagian kanan atas, lalu pilih Reply.

Ketik pesan baru Anda di kotak pengetikan.

Klik Send untuk mengirim pesan.

2.10 Memperbarui Nama Kontak

Nama kontak untuk nomor chat dapat diperbarui dari Kotak Masuk Chat.

Klik Nomor/Nama Default di bagian atas Jendela Chat untuk nomor chat mana pun

Halaman Kontak akan terbuka. Buka Nama Depan/Nama Belakang, lalu klik ikon edit ✎ dan ubah namanya

Klik ✔ untuk memperbarui nama kontak. Nama kontak akan diperbarui

3. Detail Chat Lainnya

Panel di sisi kanan menyediakan konteks dan alat tambahan untuk mengelola chat.

3.1 Detail Chat

Meliputi:

Waktu mulai chat.
Kotak masuk chat terkait.
Atribut Tag Chat. Terapkan Tag di sini.
Opsi untuk add Chat Attributes.

3.2 Detail Chatbot

Lihat dan kelola informasi terkait chatbot:

Chatbot Aktif: 'Hentikan' chatbot secara manual agar Anda dapat berinteraksi langsung dengan pelanggan. Jika tidak ada chatbot yang sedang aktif, pesan No chatbot is assigned akan ditampilkan.
Respons yang Terekam: Lihat respons sesi chatbot yang ditautkan ke variabel chat.

3.3 Item Terkait

Menampilkan prospek terkait yang dibuat secara otomatis untuk chat baru. Klik Details untuk mengakses prospek tersebut.

Untuk bantuan lebih lanjut, lihat sumber daya tambahan atau hubungi dukungan.

3.4 Pesan Sesi Pengingat

Pengguna Chakra Chat dapat menjadwalkan pesan pengingat otomatis untuk dikirim kepada pelanggan chat pada waktu yang telah dijadwalkan.

Catatan: Pesan Pengingat hanya akan berhasil dikirim jika dijadwalkan saat Jendela Layanan Pelanggan (CSW) terbuka.

Pengingat Baru: Tambahkan Pengingat Baru

Tambahkan Pesan:

Pengingat Ditambahkan

Dasar-Dasar Kotak Masuk Chat Tim